Elaborazione automatica dei documenti tramite fax con codice a barre

Elaborazione automatica dei documenti tramite fax con codice a barre

Assegnare i fax (fatture, richieste, reclami, rapporti) a una transazione commerciale? Oggi è possibile effettuare questa operazione non più manualmente, ma in modo automatico tramite codici a barre. Ciò non solo consente di assegnare e classificare correttamente i documenti, ma anche di trasferire ulteriori metadati. Inoltre, i fax con più transazioni possono essere suddivisi in file separati.

Finora questa funzionalità era disponibile solo per i fax in entrata. Ora il servizio Fax Outbound Retarus può generare codici a barre e riportarli sul foglio di copertina del fax in modo personalizzato. Le informazioni necessarie vengono semplicemente trasferite nel campo di personalizzazione del fax in uscita. I clienti di Retarus possono così assegnare i fax alle transazioni esistenti e creare nuovi processi automatizzati.

Esempi di applicazioni tipiche

Esempi di applicazioni tipiche per l’instradamento automatizzato di documenti mediante fax con codice a barre sono tutte le transazioni commerciali che possono essere assegnate a processi specifici: oltre alle comunicazioni, agli estratti conto o ai reclami sulla carta di credito, possono essere automatizzati anche processi completi, come il finanziamento di veicoli nel settore automotive. Il risultato è un processo di finanziamento accelerato e un flusso di lavoro complessivo notevolmente semplificato.

Quali sono i vantaggi del fax con codice a barre?

L’instradamento automatico non solo fa risparmiare tempo, fatica e costi, ma consente anche un’assegnazione più precisa e veloce dei documenti in entrata. Inoltre, la riservatezza, la sicurezza e la conformità aumentano perché i documenti vengono sempre recapitati al destinatario giusto. Questo non solo riduce il tasso di errore, ma aumenta anche la capacità di elaborazione, la produttività e la motivazione, perché i dipendenti possono dedicarsi a compiti più impegnativi.

Ma c’è ancora di più, con i Retarus Intelligent Capture Services

Il fax con codice a barre è destinato principalmente all’elaborazione automatica dei documenti. Per i servizi a valore aggiunto come l’integrazione nei processi EDI o il riconoscimento dei dati anagrafici dei clienti, i Retarus Intelligent Capture Services sono la soluzione ideale.

A proposito: esistono diverse tipologie di codici a barre

Fondamentalmente ci sono due categorie di codici a barre: i codici a barre 1D e codici a barre 2D. All’interno di queste due categorie esistono diversi tipi di codice a barre. A seconda dei gruppi di utenti e delle rispettive possibilità di produzione, i diversi tipi sono stati sviluppati con finalità diverse e vengono utilizzati in diversi settori industriali.

I codici a barre 1D più comuni sono EAN 8 e EAN 13 (vendita al dettaglio), CODE 39 (elettronica) e CODE 128 (logistica). I codici a barre 2D più noti sono Aztec (biglietti dell’associazione ferroviaria internazionale), Datamatrix (marcatura diretta permanente in produzione, automotive, settore sanitario, gestione dei documenti per biglietti e mailing) e il QR code (originariamente utilizzato nella logistica di produzione; ora, tra le altre cose, come ausilio alla navigazione nei trasporti pubblici, nei biglietti da visita mobili, nella pubblicità e nei link ad app store).

Codici a barre 1D

Code 39:

Code 39 (full ASCII):

Code 128:

Codici a barre 2D

Con i codici a barre 1D, è possibile assegnare i fax alle transazioni commerciali esistenti tramite il numero di transazione stampato come codice a barre o identificarli come un tipo di documento specifico. I codici a barre 2D possono essere utilizzati per incorporare informazioni aggiuntive, come dati personali, link a video di prodotti o siti web. Retarus può emettere questi metadati in diversi formati: come file (XML e TXT), come oggetto di e-mail o nel corpo del messaggio. La suddivisione in file separati, nel caso in cui i fax contengono più transazioni, è possibile con entrambi i tipi di codice a barre.

Per beneficiare dell’instradamento automatico di Retarus non importa quale codice a barre utilizziate: i nostri servizi fax riconoscono ogni tipo di codice a barre.

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