Procesamiento automático de documentos usando el fax con código de barras

Procesamiento automático de documentos usando el fax con código de barras

En lugar de dedicar tiempo a clasificar manualmente los faxes (facturas, pedidos, reclamaciones, informes) a un proceso comercial determinado, ahora es posible hacerlo de manera automática utilizando códigos de barras. Esta opción no solo permite identificar y asignar correctamente los documentos, sino también transmitir metadatos adicionales. Además, los faxes que contienen varias transacciones se pueden dividir en archivos separados para su posterior procesamiento.

Esta función podía ya realizarse para los faxes entrantes. Desde ahora, también el servicio de envío de faxes de Retarus ofrece la opción de generar y personalizar códigos de barras para incorporarlos a la portada del documento. Los datos requeridos para generar el código de barras se incorporan de manera muy sencilla al campo de personalización de cada fax. Esto permite a los clientes de Retarus asignar faxes a transacciones ya existentes y crear nuevos procesos automatizados.

Ejemplos típicos de aplicación

Los casos más frecuentes en el uso del enrutamiento automatizado de faxes mediante códigos de barras son los relacionados con transacciones comerciales que requieran ser asignados a procesos concretos. Además de solicitudes, informes, facturas o reclamaciones de tarjetas de crédito, también es posible automatizar procesos completos como por ejemplo la financiación de vehículos en el sector automovilístico. Este sistema permite acelerar el proceso de financiación y por supuesto simplificar todo el trabajo relacionado con el mismo.

¿Qué ventajas ofrece el fax con código de barras?

El enrutamiento automatizado no solo ahorra tiempo, esfuerzo y costes, sino que posibilita una asignación más exacta y rápida de los documentos entrantes. Además, refuerza la confidencialidad, la seguridad y el cumplimiento normativo, ya que garantiza que los documentos llegan siempre al destinatario correcto. Esto reduce la tasa de errores, mejora la capacidad de procesamiento, la productividad y la motivación, dado que permite a los empleados dedicarse a tareas más retadoras.

Aún hay más: Retarus Intelligent Capture Services

El fax con código de barras está concebido principalmente para el procesamiento automático de documentos. Para otros servicios de valor añadido, como la integración EDI o el reconocimiento de datos maestros de clientes, Retarus Intelligent Capture Services ofrece la solución ideal.

Por cierto, no todos los códigos de barras son iguales

Básicamente, cabe distinguir entre dos categorías: los códigos de barras 1D y los 2D. A su vez, cada una de estas categorías consta de diversos tipos de códigos de barras. En función de los grupos de usuarios y de las posibilidades de fabricación, se desarrollaron códigos diferentes para las distintas funciones que se utilizan en los diferentes sectores.

Los códigos de barras 1D más extendidos son EAN 8 y EAN 13 (comercio), CODE 39 (electrónica) y CODE 128 (logística). Entre los 2D más conocidos se encuentran Aztec (títulos de transporte de la Unión Internacional de Ferrocarriles), Datamatrix (rotulación directa permanente en la producción, fabricación de automóviles, sector sanitario, tramitación de tickets y envíos postales) y el código QR (originalmente en la logística de producción y ahora muy popular por su uso como herramienta de navegación en el transporte público, tarjetas de visita en el móvil, publicidad o para redirigir a apps, por ejemplo).

Códigos de barras 1D

Code 39:

Code 39 (full ASCII):

Code 128:

Códigos de barras 2D

Los códigos de barras 1D permiten asignar faxes a procesos comerciales existentes por medio del número de transacción representado por el código, o identificarlos como un tipo de documento concreto. Por otro lado, los códigos de barras 2D admiten incorporar información adicional, como datos personales y enlaces a vídeos de productos o a sitios web. Retarus proporciona estos metadatos en diversos formatos: como archivo (XML y TXT), como asunto del correo electrónico o en el propio cuerpo del texto. La división en archivos separados —en caso de que los faxes contengan varias transacciones— es posible con ambos tipos de códigos de barras.

Para beneficiarse del enrutamiento de fax automatizado de Retarus, es indiferente el tipo de código de barras utilizado por nuestros clientes. Nuestros servicios de fax los reconocen todos.

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