Traitement automatisé des documents à l’aide des fax à code-barres

Traitement automatisé des documents à l’aide des fax à code-barres

Afin de ne pas perdre de temps en attribuant manuellement les fax (factures, requêtes, réclamations, rapports) à un processus commercial, il est possible d’utiliser les codes-barres pour automatiser cette tâche. Les documents sont alors non seulement attribués et classés correctement mais des métadonnées supplémentaires sont également transmises. Les fax peuvent être partagés à distance avec plusieurs transactions dans des fichiers distincts.

Jusqu’alors cette procédure était réservée aux fax entrants. À partir de maintenant, le Retarus Fax-Outbound-Service peut générer des codes-barres qui apparaissent de manière personnalisée sur la page de garde. Les informations nécessaires sont simplement transmises dans le champ de personnalisation du fax. Les clients Retarus peuvent ainsi attribuer les fax aux transactions existantes et créer de nouveaux processus automatisés.

Exemples d’application courants

Parmi les exemples d’application classiques pour le routage de documents automatisé avec les fax à codes-barres figurent toutes les transactions commerciales, qui peuvent être attribuées à des processus spécifiques. L’automatisation concerne aussi bien les requêtes, rapports, facturations ou réclamations liées aux cartes de crédit, que des processus entiers, tels que le financement des véhicules de l’industrie automobile. Cela permet une accélération du processus de financement et une simplification considérable du flux de travail global.

Quels sont les avantages du fax à code-barres ?

Le routage automatisé permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent tout en réduisant les efforts mais aussi d’obtenir une attribution plus précise et plus rapide des documents entrants. Cela contribue à renforcer la fiabilité, la sécurité et la conformité car les documents sont envoyés systématiquement au bon destinataire. Il en résulte une réduction du taux d’erreur ainsi qu’une hausse de la capacité de traitement, de la productivité et de la motivation car les employés peuvent se consacrer à des tâches plus exigeantes.

Et cela va encore plus loin, avec les Retarus Intelligent Capture Services

Le fax à code-barres est avant tout conçu pour un traitement automatique des documents. Pour un service à valeur ajoutée tel qu’une intégration aux processus EDI ou la reconnaissance de données de base de clients, optez pour les Retarus Intelligent Capture Services.

D’ailleurs, le code-barres est bien plus qu’un simple code-barres

En principe, deux types de code-barres existent : les codes-barres 1D et les codes-barres 2D. Parmi ces deux groupes de codes-barres figurent encore d’autres types de code-barres. En fonction des groupes d’utilisateurs et de leurs capacités de production, différents types de codes-barres ont été développés pour des tâches diverses et ils trouvent leur application au sein de différentes industries.

Les codes-barres 1D les plus courants sont EAN 8 et EAN 13 (commerce), CODE 39 (électronique) et CODE 128 (logistique). Les codes-barres 2D les plus connus sont Aztec (billets de l’Union international des chemins de fer), Datamatrix (marquage direct durable dans les domaines de la production, de la construction automobile, de la santé, du traitement de documents pour les tickets et l’expédition) et le code QR (à l’origine dans le cadre de la logistique de production et maintenant notamment comme outil d’aide à la navigation dans les transports en communs, pour les cartes de visite mobiles, dans la publicité, les liens vers les boutiques d’applications).

Codes-barres 1D

Code 39 :

Code 39 (ASCII étendu) :

Code 128 :

Codes-barres 2D

À l’aide des codes-barres 1D, les fax peuvent être attribués aux processus commerciaux existants via les numéros de transaction imprimés sous forme de codes-barres ou identifiés en tant que type de document spécifique. Les codes-barres 2D peuvent intégrer des informations supplémentaires, telles que des données personnelles, des liens vers des vidéos de produits ou des sites Web. Retarus peut transmettre ces métadonnées dans différents formats : sous forme de fichier (XML ou TXT) et dans l’en-tête ou le corps d’un e-mail. La division en plusieurs fichiers (tant que les fax incluent plusieurs transactions) est possible avec les deux types de codes-barres.

Avec le routage automatisé de Retarus, peu importe le type de code-barres utilisé, nos services de fax reconnaissent tous les types de codes-barres.

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