Nutzfahrzeughersteller konsolidiert SMTP-Traffic über Retarus
Ein großer Lkw-Hersteller hat seinen weltweiten ausgehenden E-Mail-Traffic über SMTP-Concentrators und Transactional Email von Retarus konsolidiert. Die gemeinsam mit einem indischen IT-Dienstleister konzipierte Lösung unterstützt dabei neben modernen Cloud-Applikationen auch interne Legacy-Systeme, Drucker und sogar Applikationen ohne Internetzugang.
Ausgangssituation: Mehrere regionale SMTP-Lösungen
Das Anwenderunternehmen kann auf eine mehr als 125-jährige Geschichte zurückblicken, beschäftigt mehr als 100.000 Mitarbeiter weltweit und ist in allen relevanten Regionen vertreten. Die Holding AG agiert als eigenständiges, börsennotiertes Unternehmen.
Die globale IT-Organisation des Lkw-Bauers will konzernweite Standards etablieren und dabei Komplexität reduzieren und gleichzeitig moderne, sichere und skalierbare IT-Services bereitstellen. Vor Projektbeginn existierten noch mehrere regionale SMTP-Lösungen, teilweise mit Legacy-Charakter. Die Folgen waren hohe Komplexität, Sicherheitsrisiken und mangelnde Transparenz.
Zielsetzung: Zentrale, konzernweite Lösung für den E-Mail-Versand von Applikationen
Ziel war es daher, eine zentrale SMTP-Lösung für den gesamten Konzern einzuführen. Dazu wurde ein sehr konkreter Anforderungskatalog formuliert. Dessen Schwerpunkte waren Skalierbarkeit, Security, Cloud-Fähigkeit sowie die Fähigkeit, unterschiedliche technische Szenarien (Cloud, On-Prem, Legacy) in einer einheitlichen Architektur abzubilden.
Retarus erhielt zusammen mit dem IT-Dienstleister den Zuschlag, weil es überzeugend darlegen konnte, die hohen technischen und zeitlichen Anforderungen umsetzen und die Lösung gezielt auf die Bedürfnisse des Kunden skalieren zu können. Der Ansatz war dabei von Beginn an ausdrücklich nicht auf eine Sonderlösung, sondern auf eine grundsätzlich saubere, skalierbare und robuste SMTP-Architektur ausgelegt.
Die Unterstützung durch Retarus (gemeinsam mit dem Dienstleister) war durchgehend sehr hochwertig. Ohne diese enge und kompetente Zusammenarbeit wäre die Umsetzung in dieser Form nicht möglich gewesen. Eskalationen konnten jederzeit unkompliziert initiiert werden, beispielsweise über direkte Firefight-Chats, und wurden schnell gelöst.
Besondere Herausforderungen / Vorgehensweise: Globales Gateway, regionale Concentrators
Gemeinsam mit Retarus wurde ein zentrales SMTP-Konzept entwickelt. Kernbestandteile sind ein globales SMTP-Gateway in der Cloud sowie flankierende regionale „Concentrators“ (z. B. EMEA, APAC, Americas). Cloudbasierte Applikationen senden direkt an das zentrale Gateway. Interne Systeme wie Drucker, Legacy-Applikationen oder Systeme ohne direkten Internetzugang nutzen die regionalen Concentrators – die Bezeichnung wurde im Rahmen des Projekts gemeinsam entwickelt und etabliert –, die wiederum den Mail-Verkehr gebündelt an die zentrale Lösung weiterleiten.
Zu Beginn des Projekts waren noch nicht alle benötigten Funktionen verfügbar. Die Lösung wurde gemeinsam mit Retarus in einem agilen, iterativen Vorgehen kontinuierlich weiterentwickelt. Retarus konnte so flexibel und schnell auf neue Anforderungen reagieren.
Der Nutzfahrzeugbauer führte das neue SMTP-Konzept pragmatisch und nutzerorientiert ein. Neben globaler Kommunikation über zentrale Communities und Multiplikatoren wurde das Onboarding möglichst einfach gehalten: Anwender gaben ihre relevanten Daten ein und wurden anschließend angebunden. Das SMTP-Onboarding lief sowohl vor als auch nach Einführung der Retarus-Lösung über ServiceNow. Dadurch gab es kaum Prozessänderungen für die Fachbereiche.
Nutzen und Vorteile: Höhere Sicherheit, moderne Architektur
Die Lösung wurde von Beginn an mit einem starken Security-Fokus entwickelt. Im Vergleich zur vorherigen Situation, die teilweise einem offenen Gateway-Prinzip folgte, wurde eine deutlich höhere Sicherheitsstufe erreicht. Die Authentifizierung erfolgt über definierte, sichere Mechanismen und entspricht modernen Security-Standards.
Die SMTP-Lösung wird heute weltweit genutzt. Mehrere hundert Applikationen sind angebunden. Typische Einsatzszenarien sind unter anderem:
- Zentrale Anbindung aller Drucker
- Versand aus Legacy- und On-Premise-Applikationen
- Direkter SMTP-Versand aus cloudbasierten Services
Aktuell bestehen keine konkreten Pläne, weitere Retarus-Services zu ergänzen.
Key Facts
- SMTP Contentrators im Zusammenspiel mit Transactional Email
- Sichere Anbindung von internen Legacy-Systemen, Druckern und Anwendungen ohne Internetzugang
- Zentrale, stabile und hochverfügbare SMTP-Plattform
Fazit und Ausblick
Die Projektziele wurden vollständig erreicht. Die Prozesse wurden vereinfacht, die Sicherheit deutlich erhöht und eine zentrale, stabile und hochverfügbare SMTP-Plattform etabliert. Die Nutzerakzeptanz ist hoch. Eventuelle Vorbehalte konnten durch gezieltes Change-Management adressiert werden. Separate Schulungen waren nicht erforderlich.
Mit der Einführung der Retarus SMTP-Konzentrator-Lösung konnte der Kunde eine einheitliche, sichere und skalierbare SMTP-Architektur für den gesamten Konzern etablieren. Die Lösung adressiert sowohl moderne Cloud-Szenarien als auch klassische Legacy-Anforderungen und bildet ein stabiles Fundament für den weltweiten E-Mail-Versand von Applikationen.
Die Partnerschaft mit Retarus und dem indischen Dienstleister wird sehr geschätzt. Besonders positiv hervorzuheben sind die schnelle Reaktionsfähigkeit, die technische Expertise und die pragmatische Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
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