Digitale Transformation im Einkauf: die nächste Phase

Digitale Transformation im Einkauf: die nächste Phase

Im Einkauf kennen Sie die Situation sicherlich zur Genüge: Von den vielen dringenden Bestellungen, die neulich versendet wurden, haben die Lieferanten immer noch keine Auftragsbestätigung zurückgesendet. Von mehreren gab es wieder mal keine einzige Reaktion. Dies beeinträchtigt natürlich die Planungssicherheit im Unternehmen erheblich und konterkariert in hohem Maße die grundlegenden Ziele einer zuverlässigen, internen Versorgung mit Waren, Material und Betriebsmitteln, und das alles zum richtigen Zeitpunkt.

Die größten „Pain Points“ sind hier oftmals die manuelle Erfassung und Prüfung der eingehenden Auftragsbestätigungen sowie der manuelle Rechnungseingangsprozess. Vor allem das Nachfassen bei fehlenden oder fehlerhaften Auftragsbestätigungen bedeutet für den Einkauf viel Zeitverlust. Solche altgedienten, händischen Prozesse bringen Aufwände mit sich, die vor dem Hintergrund steigender Bestellvolumina zunehmend vom Einkaufsteam nicht mehr adäquat geleistet werden kann.

Es stellt sich hier die Frage, inwiefern dieser Zustand und die bisherigen Kommunikationsprozesse zwischen dem Einkauf und ihren Lieferanten optimiert werden kann. Ein klarer Fall für die Automatisierung der Prozesse in der Beschaffung.

Beschaffungsprozesse digitalisieren, automatisieren und vernetzen

Optimierungspotenziale sind immer dann vorhanden, wenn durch die Nutzung innovativer Technologie und Plattformen Prozesse automatisiert, also manuelle Tätigkeiten dadurch ersetzt werden, so dass der Aufwand spürbar reduziert wird. Auch gängige Abläufe im Einkauf wie z. B. das Bestellverfahren werden darüber erheblich beschleunigt und optimiert.

So weist die aktuelle „Studie IT-Trends 2021“ von Capgemini als Ergebnis einer breit angelegten Befragung von CIOs und Business-Entscheidern darauf hin, dass die Einsatzbereiche von intelligenten Technologien ähnlich priorisiert werden wie im Vorjahr. An der Spitze stehen nach wie vor IT-Lösungen zur Automatisierung manueller Arbeitsschritte. Die Nachfrage der Unternehmen nach Lösungen zur Effizienzsteigerung und zur Kostensenkung entlang ihrer Prozesse ist ungebrochen.

Außerdem steigt der Datenaustausch entlang der eigenen Zulieferkette enorm. Ganz offensichtlich bieten eng verzahnte Supply Chains großes Potential für Unternehmen, u. a. die Möglichkeit, Warenverfügbarkeiten in Echtzeit auszutauschen oder die Ankunftszeiten von Lieferungen automatisiert zu koordinieren.

Die Notwendigkeit zur Automatisierung manueller Tätigkeiten zwecks Effizienzsteigerung und zur Überbrückung von Systemgrenzen, um Prozesse durchgängig zu digitalisieren, wird in den nächsten Jahren stark an Bedeutung gewinnen.

Neue Möglichkeiten mit Lieferanten und Geschäftspartnern nutzen

Auch die Unternehmens- und Strategieberatung McKinsey hebt in ihrem Artikel „Five themes can help procurement shape recovery in the next normal“ (01/2021) die Pflege und Weiterentwicklung der Lieferantenbeziehung als zentrales Thema hervor. Es ist notwendig für Entscheider im Bereich Einkauf in Lieferantenpartnerschaften und gemeinsame Innovationen zu investieren, um neue Möglichkeiten der Digitalisierung zu erschließen als auch auf ein neues, effizienteres Betriebsmodell umzusteigen.

Unternehmen mit einer erweiterten Verantwortung im Einkaufsbereich wissen, dass eine enge Zusammenarbeit mit Lieferanten beiden Parteien die Möglichkeit bietet, Umsatz und Gewinn zu steigern. Unternehmen, die regelmäßig in Partnerschaften mit Lieferanten innovieren, können ein höheres Gewinnwachstum erzielen (um bis zu 10 Prozent). Es überrascht daher nicht, dass 88 Prozent der Befragten angaben, dass sie entweder gemeinsame Innovationsprogramme mit ihren Lieferanten gestartet haben oder planen, diese zu starten. Während Einkaufsleiter berichten, dass sie sich hauptsächlich auf Prozess-, Service- oder Produktinnovationen mit ihren Lieferanten konzentrieren, umfassen einige Kooperationen sogar Geschäftsmodellinnovationen. Es ergeben sich auch vertikale Integrationsmöglichkeiten, um bisher ungenutzte Wertquellen zu erschließen.

Die Stärkung der Lieferantenbeziehung, die Integration der Systeme über Unternehmensgrenzen hinweg und die Digitalisierung der zugehörigen Prozesse mittels innovativer IT-Lösungen sind daher wesentliche Eckpfeiler für die Zukunft des Einkaufs.

Umfassende Lösung zur Anbindung sämtlicher Lieferantenkategorien

Ein zuverlässiger Informationsfluss ist im Einkauf unerlässlich, um die eigene Produktion sicher planen und gegen Ausfälle schützen zu können. Hier hilft vor allem der digitalisierte Einkauf via EDI. Eine vollständige EDI-Anbindung sämtlicher Lieferanten an das eigene ERP-System garantiert, dass von Bestellung über Auftragsbestätigung, Lieferankündigung und Rechnung alle relevanten Prozessschritte automatisiert ablaufen.

Besonders wichtig: Das System muss Lieferanten jeglicher Priorität und Größe (sogenannte A-, B- und C-Lieferanten) unterstützen – auch dann, wenn diese Lieferanten selbst über keine vollständige EDI-Anbindung verfügen oder sich diese aufgrund geringer Bestellvolumina nicht rechnet. Ein „One-Size-Fits-All“-Ansatz kommt daher nie zum gewünschten Ergebnis – weder was die verschiedenen Lieferantenkategorien noch die Einbindung an das jeweilige Warenwirtschaftssystem angeht.

Die eigene IT-Infrastruktur durch cloudbasierte Services optimieren

Stattdessen benötigen unterschiedliche Systeme und Lieferanten auf ihre jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene Lösungen, damit Informationen automatisiert fließen und manuelle, fehleranfällige Prozesse im Einkauf entfallen können. Die Datenqualität in der Beschaffung wird somit signifikant gesteigert. Gleichzeitig darf dadurch die eigene IT-Infrastruktur im Unternehmen nicht belastet, sondern sollte vielmehr in ihrer Komplexität reduziert werden. Daher bietet es sich für Unternehmen an, im Bereich E-Procurement auf einen etablierten Partner mit einer im Idealfall cloudbasierten Lösung zu setzen, damit die händische Eingabe von Daten im Beschaffungsprozess und daraus resultierende Medienbrüche und Fehler der Vergangenheit angehören. Genau das bietet die E-Procurement-Lösung der Retarus Business Integration Plattform.

Über den Retarus Managed EDI Service werden die wichtigsten Lieferanten direkt an das eigene ERP-System angebunden. B- und C-Lieferanten, bei denen sich eine direkte Anbindung aufgrund geringen Bestellaufkommens nicht lohnt oder mit denen die Kommunikation im Beschaffungsprozess nur rudimentär oder unstrukturiert erfolgt, lassen sich mit Retarus WebConnect for Suppliers zum Festpreis an das eigene Warenwirtschaftssystem anschließen – damit die Kommunikation im Beschaffungsprozess reibungslos funktioniert.

Sprechen Sie bei Interesse einfach mit Ihrem Retarus-Ansprechpartner vor Ort.

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