Los departamentos de compras conocen bien esta situación: numerosos pedidos que han sido enviados con urgencia no tienen aún confirmación por parte de los proveedores. Una vez más, no hubo ninguna respuesta por parte de algunos de ellos. Sin duda, esto afecta significativamente a la estabilidad de la planificación en la empresa y contrarresta en gran medida los objetivos básicos de un suministro interno fiable, y en el momento adecuado, de bienes, materiales y recursos.
Los mayores «puntos débiles» suelen ser el registro manual y la verificación de las confirmaciones de pedidos entrantes, así como el proceso manual de recepción de facturas. Sobre todo, el seguimiento de las confirmaciones de pedidos inexistentes o incorrectas supone mucho tiempo perdido para el departamento de compras. Estos procesos manuales, instaurados desde hace muchos años, implican esfuerzos que el departamento de compras ya no puede manejar adecuadamente debido al creciente volumen de pedidos.
La pregunta que surge aquí es en qué medida se pueden optimizar los procesos de comunicación previos entre el departamento de compras y sus proveedores. Un claro caso para la automatización de los procesos de compras.
Digitalización, automatización e interconexión de los procesos de compras
Siempre existe margen de optimización cuando los procesos se automatizan mediante el uso de tecnologías y plataformas innovadoras. Es decir, se reemplazan las actividades manuales con el fin de que el esfuerzo se reduzca notablemente. Los procesos habituales de compra, como la realización de pedidos, también se aceleran y optimizan considerablemente.
Como resultado de una amplia encuesta realizada a los directores de sistemas de información y tomadores de decisiones empresariales en los países de habla alemana, el actual estudio “IT-Trends 2021” de Capgemini indica que las áreas de aplicación de tecnologías inteligentes se priorizan de manera similar al año anterior. Las soluciones de IT para la automatización de las diferentes etapas de tareas manuales siguen estando a la cabeza. La demanda por parte de las empresas de soluciones para aumentar la eficiencia y reducir los costes a lo largo de sus diferentes procesos sigue en aumento.
Además, el intercambio de datos está aumentando considerablemente en las diferentes fases de la propia cadena de suministro de la empresa. Sin lugar a dudas, las cadenas de suministro estrechamente interconectadas ofrecen un gran potencial para las empresas, incluida la opción de intercambiar información sobre la disponibilidad de bienes en tiempo real o la de coordinar de forma automatizada los horarios de llegada de las entregas.
La necesidad de automatizar las actividades manuales, para aumentar la eficiencia y compensar los límites del sistema a la hora de digitalizar los procesos de manera consistente, adquirirá una gran importancia en los próximos años.
Cómo aprovechar las nuevas oportunidades con proveedores y socios comerciales
En su artículo «Cinco temas pueden ayudar a la función de compras a contribuir a la recuperación en la nueva normalidad» (01/2021), la consultoría de gestión y estrategia McKinsey también destaca el mantenimiento y el desarrollo futuro de la relación con los proveedores como un tema clave. Es crucial que los responsables en el ámbito de compras inviertan en relaciones con proveedores y proyectos de innovación conjuntos, para explorar nuevas posibilidades de digitalización y cambiar a un modelo operativo más eficiente.
Las empresas con mayor responsabilidad en el área de compras son conscientes de que trabajar en estrecha colaboración con los proveedores brinda a ambas partes la oportunidad de aumentar las ventas y los beneficios. Del mismo modo, las empresas que tratan de innovar regularmente en sus asociaciones con proveedores pueden lograr un mayor crecimiento de los beneficios (hasta un 10 %). Por lo tanto, no sorprende que el 88 % de los encuestados declarara haber iniciado programas conjuntos de innovación con sus proveedores o tener pensado iniciarlos. Si bien los responsables de compras señalan que se centran principalmente en las innovaciones de procesos, servicios o productos con sus proveedores, algunas cooperaciones incluyen también innovaciones en el modelo de negocio. También existen posibilidades de integración vertical con el objetivo de explorar fuentes de valor no utilizadas anteriormente.
Fortalecer la relación con los proveedores, integrar los sistemas más allá de las fronteras de la empresa y digitalizar los procesos asociados utilizando soluciones de IT innovadoras son, por tanto, pilares fundamentales para el futuro de la función de compras.
Solución integral para conectar todas las categorías de proveedores
Un flujo de información fiable es esencial en el proceso de compra, para poder planificar la propia producción de manera segura y protegerla contra fallos del sistema. La compra digitalizada a través de EDI es particularmente útil en este caso. Una total conexión EDI de todos los proveedores al propio sistema ERP de la empresa garantiza que todos los pasos relevantes del proceso se ejecuten de forma automatizada, desde el pedido hasta su confirmación, incluyendo la notificación de entrega y la factura.
Lo más importante: el sistema debe apoyar a los proveedores de cualquier prioridad y tamaño (los denominados proveedores A, B y C), incluso si estos proveedores no disponen de una conexión EDI completa propia o si esta no es rentable debido al bajo volumen de pedidos. Por lo tanto, un enfoque de «talla única» nunca logra el resultado deseado, ni en lo que respecta a las diversas categorías de proveedores ni en la integración en el sistema de gestión de mercancías correspondiente.
Optimización de la infraestructura de IT propia a través de los servicios basados en la nube
En cambio, los diferentes sistemas y proveedores requieren soluciones adaptadas a sus necesidades, para hacer fluir la información de forma automática y eliminar las tareas manuales -y propensas a errores- del proceso de compra. De esta forma, aumenta considerablemente la calidad de los datos durante la adquisición. Al mismo tiempo, no se merma por ello la infraestructura de IT propia de la empresa, sino que se reduce su nivel de complejidad. Por este motivo, resulta lógico que las empresas confíen en un socio establecido en el ámbito del E-Procurement, idealmente con una solución basada en la nube, donde la introducción manual de datos durante el proceso de compra, y las consiguientes interrupciones y errores de los canales de comunicación, sean cosa del pasado. Todo eso es justo lo que ofrece la solución para E-Procurement de Retarus Business Integration Plattform.
A través de Retarus Managed EDI Services, los principales proveedores se conectan directamente al sistema de ERP. Los proveedores de tipo B y C, para los que no resulta viable una conexión directa a causa del reducido volumen de pedidos o con quienes se comunica solo de forma rudimentaria o no estructurada durante el proceso de compra, pueden conectarse a un precio fijo al sistema de gestión de mercancías existente mediante Retarus WebConnect for Suppliers para conseguir así una comunicación y un proceso de compra fluidos.
Si le interesa este tema, no dude en ponerse en contacto con su interlocutor local de Retarus.
