E-Mail-Kommunikation macht im Geschäftsleben schon lange keinen Spaß mehr. Ein Grund dafür ist die immer stärkere Digitalisierung der Arbeitswelt. Vielfältige digitale Angriffsmechanismen, wie Viren, Spam oder Phishing, erschweren Unternehmen die E-Mail-Nutzung zusätzlich. Zudem prasselt täglich eine Unmenge an E-Mails auf Verantwortliche eines Unternehmens ein. Die permanente Erreichbarkeit via E-Mail ist allerdings nicht nur zeitintensiv, sondern verursacht auch Stress. Doch was dagegen tun?
E-Mail als Stressfaktor
Smartphones und Tablets sorgen heute dafür, dass Chefs und Angestellte rund um die Uhr und überall online sind – und damit auch außerhalb der regulären Arbeitszeit erreichbar bleiben. Die Folge: Geschäftsleute sind zunehmend überlastet, Arbeitsausfälle aufgrund psychischer Erkrankungen nehmen drastisch zu. Politik und Wirtschaft haben deshalb bereits erste Initiativen für ein Mail-Verbot nach Feierabend ins Leben gerufen. So hat sich das Bundesarbeitsministerium bereits 2013 dazu verpflichtet, Mitarbeiter nur noch in absoluten Ausnahmefällen in ihrer Freizeit per Anruf oder E-Mail zu stören. Bei VW werden mittlerweile bereits eine halbe Stunde nach Dienstschluss keine E-Mails mehr zugestellt. Die Deutsche Telekom, E.on, Puma und BMW haben ähnliche Beschränkungen festgelegt. Auch Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles prüft aktuell eine Anti-Stress-Verordnung auf Bundesebene.
Mit Retarus Quiet Time den Feierabend genießen
Erste Lösungen, mit denen sich der E-Mail-Stress deutlich reduzieren lässt, gibt es bereits. So lassen sich zum Beispiel über das Retarus Feature „Quiet Time“ flexible Zeitintervalle als Ruhezeiten definieren, wie Urlaube oder Wochenenden. Innerhalb dieser Zeiträume werden Mitarbeitern dann keine externen E-Mails zugestellt. Eingehende Nachrichten werden stattdessen in den Retarus-eigenen Rechenzentren zwischengespeichert. Nach Ablauf der festgelegten Zeitintervalle erhalten die Anwender automatisch alle bis dahin zurückgehaltenen Nachrichten. Durchleitfunktionen für E-Mails mit hoher Priorität stellen zudem sicher, dass Nachrichten hoher Wichtigkeit nicht blockiert werden.
Stressreduzierung dank Retarus Inbox Assist
Speziell für Führungskräfte, die über Assistenzen verfügen, aber mehr Privatsphäre benötigen, eignet sich zudem die Funktion „Inbox Assist“ von Retarus. Diese regelt den eingehenden E-Mail-Verkehr und stellt private E-Mails oder VIP-Nachrichten ausschließlich dem adressierten Empfänger zu, während normale Geschäftskorrespondenz automatisch an die Assistenz weitergeleitet wird. So erhalten Geschäftsführer, Abteilungsleiter und andere Führungskräfte nicht nur die erwünschte Privatsphäre, sie werden auch von weniger kritischer Korrespondenz entlastet. Die Inbox wird weiterhin von der Assistenz vorsortiert und bearbeitet, ohne dass diese auf die Mailbox des Vorgesetzten zugreifen muss.
Weniger Stress bei maximaler Sicherheit
Auch die IT-Abteilungen stellt die geschäftliche E-Mail-Kommunikation vor große Herausforderungen. Denn die E-Mail ist ein von Angreifern gern genutztes Einfallstor für Spam, Phishing, Viren und andere Malware. Auch die private Nutzung geschäftlicher Mail-Clients sowie der Zugriff über private Smartphones oder Tablets, etwa im Home Office, bergen ein erhöhtes Sicherheitsrisiko. Um den Austausch von sensiblen Daten entsprechend abzusichern und das Unternehmen umfassend vor Cyberangriffen zu schützen, ist die Verwendung verlässlicher Sicherheitssysteme unabdingbar. Zudem sind Unternehmen gefordert, klare Regeln im Umgang mit Kommunikationsmitteln zu schaffen und ihre Mitarbeiter in entsprechenden Schulungen für diese Problematik zu sensibilisieren. Retarus E-Mail-Security bietet daher nicht nur wertvolle Unterstützung, um den Stressfaktor „E-Mail-Kommunikation“ so gering wie möglich zu halten, sondern helfen auch bei der Realisierung einer umfassenden E-Mail-Sicherheits-Strategie.
Mehr über Retarus E-Mail Security erfahren Sie hier oder direkt bei Ihren Retarus Ansprechpartnern vor Ort.
