Vom Papier-Vordruck ins ERP-System: Handgeschriebene Bestellformulare automatisiert verarbeiten

Vom Papier-Vordruck ins ERP-System: Handgeschriebene Bestellformulare automatisiert verarbeiten

Die Lieferprozesse des Großhandels sind heute zu weiten Teilen digitalisiert: Vom Online-Bestellformular über die Lagerplanung und Logistik bis hin zur Abrechnung mittels ERP. Auch der Kontakt mit Lieferanten und Herstellern erfolgt in der Regel vollautomatisiert per elektronischem Datenaustausch (EDI). Doch während die Digitalisierung auf Seiten der Großhändler weit fortgeschritten ist, gilt dies keinesfalls zwangsläufig auch für deren Kunden.

Medienbrüche durch Bestellformulare auf Papier

Gerade beim Bestellprozess kommt es immer wieder zu unerwünschten, aber unvermeidlichen Medienbrüchen: Viele Einzelhändler verfügen schlicht nicht über die technischen und finanziellen Möglichkeiten, um Daten strukturiert übermitteln zu können. So wird häufig auf vordefinierte und papiergebundene Bestellvordrucke oder unstrukturierte elektronische Formulare zurückgegriffen. Diese erreichen den Großhandel dann per Fax, E-Mail oder auf dem Postweg. Diese Bestellungen manuell in ein ERP-System einzupflegen, ist stets mit hohem personellem Aufwand verbunden und zudem äußerst fehleranfällig.

Leistungsstarke Texterkennung zur automatischen Datenerfassung

Mit Hilfe der Retarus EDI Cloud Services lassen sich derartige Bestellprozesse zu einem hohen Grad automatisieren und in die eigene digitale Infrastruktur einbinden. Selbst handschriftlich ausgefüllte Formulare stellen kein Problem dar – egal ob diese per Fax oder eingescanntem E-Mail-Anhang eingehen. Direkt nach Bestelleingang im Retarus Rechenzentrum durchlaufen die Formulare zunächst eine leistungsstarke automatische Texterkennung (OCR-Engine). Diese erfasst nicht nur einfachen Text, sondern auch die Struktur und weiteren Elemente des Dokuments. Dank der im System hinterlegten und stetig per EDI synchronisierten Katalog- und Stammdaten des Großhändlers können Bestellangaben auch inhaltlich geprüft und zugeordnet werden. Im Anschluss leitet Retarus alle validierten Daten im gewünschten Format samt Originaldokument an die ERP-Anwendung weiter.

Fest definierter Prozess für manuelle Nachbearbeitung

Falls einzelne Informationen einer Bestellung, etwa aufgrund unleserlicher Handschriften, einmal nicht erkannt werden, lassen sich die dazugehörigen EDI-Dokumente mit einem Sperrvermerk versehen. Anhand diesem ist im ERP-System sofort ersichtlich, dass eine manuelle Nachbearbeitung notwendig ist. Gleichzeitig erhält der zuständige Kundenservice-Mitarbeiter das Original des Bestellformulars weitergeleitet. Darin sind alle nicht erkannten und zu prüfenden Bereiche deutlich markiert.

Mehr Informationen zu den Retarus EDI Cloud Services erhalten Sie hier oder direkt bei Ihrem lokalen Retarus Ansprechpartner vor Ort.

Tags: // // // // // // //