Neueste Anforderungen im E-Invoicing erfolgreich umsetzen

Neueste Anforderungen im E-Invoicing erfolgreich umsetzen

2022 war ein ereignisreiches Jahr für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland und seinen Nachbarländern. Egal ob Deutschland, Schweiz, Polen, Frankreich, oder Italien – all diese Länder haben neue Auflagen und Termine für B2B- und B2G-E-Invoicing veröffentlicht.

In unserem letzten Webinar für dieses Jahr ging es deswegen um die sich permanent ändernden nationalen Regularien, technisch komplexen Rechnungssysteme und harten Umsetzungsfristen für jedes mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen in Zentraleuropa. Der mittlerweile auch on demand verfügbare Vortrag, siehe unten, gibt in knapp 30 Minuten eine Übersicht über die aktuellen Entwicklungen bei XRechnung, Peppol, FatturaPA, ChorusPro, KSeF oder QR-Rechnung.

Welche neuen E-Invoicing-Auflagen gibt es in Deutschland?

Wie eine Reihe weiterer europäischer Länder betreibt Deutschland aktuell noch ein sogenanntes Post-Audit-Modell. Das heißt B2B-Rechnungen gehen direkt an den Endempfänger, am Ende des Monats ist eine Umsatzsteuervoranmeldung fällig, und einzelne Firmen prüft der Staat stichprobenartig.

Für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Deutschland ist seit April 2020 XRechnung Standard. Bei der Umsetzung sind die Bundesländer allerdings unterschiedlich weit. Aufgrund des Föderalismusprinzips haben Bund und Länder unterschiedliche IT-Provider mit der Umsetzung betraut. Entsprechend heterogen sind die Fristen und die Modelllandschaft der Übertragungswege für die XRechnung ausgefallen. Diese variiert vom Webportal über E-Mail hin zu Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) und gar De-Mail (vernachlässigbar). Behörden des Bundes und in Baden-Württemberg nehmen bereits keine PDF-Rechnungen an. Die übrigen Länder ziehen sukzessive nach, zum Beispiel Mecklenburg-Vorpommern 2023, Rheinland-Pfalz und Hessen 2024.

Neben der heterogenen Landschaft wird auch der Standard XRechnung laufend angepasst. Die letzte Aktualisierung auf Version 2.2.0 erfolgte im August dieses Jahres.

In Europa ist Peppol eine gute Alternative, um strukturiert Geschäftsdaten auszutauschen. Vor allem in Nordeuropa ist es mittlerweile Standard für elektronische Rechnungen an Behörden. In Deutschland sind via Peppol bereits der Bund sowie elf Bundesländer und deren Kommunen erreichbar. Mit den nächsten beschlossenen Umsetzungsschritten des IT-Planungsrats steigt der Druck auf die verbleibenden Länder, bis zum 01.10.2023 alle öffentlichen Auftraggeber am Peppol-Netzwerk anzuschließen.

Handlungsempfehlung für die digitale Rechnungsstellung in Deutschland

  1. ERP-Systeme für die Identifikationskennungen vorbereiten (Peppol-ID, Leitweg-ID, E-Mail-Adressen etc.)
  2. Indikator für die elektronische Übermittlung definieren (Empfehlung: automatisch Peppol, falls ID vorhanden)
  3. Bei allen verfügbaren Portalen registrieren, ggf. Kanal freischalten
  4. Leitweg-, Peppol-IDs und/oder E-Mail-Adressen der öffentlichen Einrichtungen proaktiv ermitteln
  5. Rechnungsversand an Bund und Ländereinrichtungen im ERP komplett auf XRechnung umstellen (unabhängig vom Betrag/Ausnahmen, etc.)
  6. Für Umsetzung und technische Anbindung einen Dienstleister wählen, der alle Formate und Kanäle bedienen kann:
    • Peppol Access Point
    • Managed EDI Services
    • Zuverlässige E-Mail-Infrastruktur (für Empfänger ohne Peppol)

Italien: Seit 2022 auch Auslandstransaktionen per E-Invoicing

Italien ist der Vorreiter für elektronische Rechnungsstellung in Europa und hat schon sehr früh das Clearance-Verfahren für inländische Transaktionen eingeführt. Seit 01.07.2022 müssen auch Auslandstransaktionen über das SDI-System abgewickelt und gemeldet werden. Im Gegenzug wurde die vierteljährige Meldung der Auslandsumsätze abgeschafft. Eine digitale Archivierung ist dennoch verpflichtend.

Konkret müssen italienische Unternehmen ausgehende Rechnungen melden und die Daten unter Umständen noch zusätzlich in weiteren Formaten übertragen. Eingehende Rechnungen (z. B. PDFs) müssen digitalisiert und ebenfalls ans SDI übertragen werden, und zwar spätestens bis zum 15. des Folgemonats.

Schweiz: Sonderweg mit QR-Codes

Die Schweiz hat zum 01.10.2022 die „Swiss-QR“-Rechnung verpflichtend eingeführt. Dieser besondere QR-Code ersetzt den klassischen Einzahlungsschein und gilt sowohl für B2B- als auch für B2C-Rechnungen. Scannt der Empfänger den QR-Code, kann er anschließend per Knopfdruck die Zahlung anweisen.

Service-Provider könne dabei helfen, die Rechnungsstellung mit EDI-Daten zu digitalisieren und zu automatisieren. Wichtig: Die Darstellung ist stark genormt, die Inhalte sind klar definiert. Beispielsweise muss der QR-Code entweder auf der Unterseite der Rechnung oder auf einer zusätzlichen letzten Seite angebracht werden.

Beispiel für eine „Swiss-QR“-Rechnung
So sieht ein Swiss-QR-Code in einer Rechnung aus.

Polen: Verpflichtendes B2B-E-Invoicing erneut verschoben

Polen wollte ursprünglich zu Januar 2023 ein verpflichtendes Clearance-Verfahren für Inlandsrechnungen einführen. Allerdings läuft das hochkomplexe System „KSeF“ (Krajowy System e-Faktur) technisch bislang alles andere als rund und wird voraussichtlich erst ein Jahr später (01.01.2024) für B2B eingeführt.

Rechnungsdaten im EDI-Format kann man wahlweise über ein Portal hochladen oder über APIs übertragen. Die technisch komplexe Anbindung an Schnittstellen und die nötige Konvertierung, sowie die EDI-Übertragung dürfen Unternehmen an Dienstleister auslagern.

Das Datum für die KSeF-Einführung wurde bereits mehrfach verschoben. Ob der jetzt angepeilte Termin final ist, bleibt mithin abzuwarten. Der aktuelle Status lässt sich unter https://www.podatki.gov.pl/ksef/ überprüfen, testen kann man das Portal bereits.

Frankreich: E-Rechnung ab 2024 auch für B2B verpflichtend

Wie schon in einem früheren Beitrag ausführlich berichtet, treten zum 1. Juli 2024 auch im B2B verpflichtende Regelungen für E-Rechnung und E-Reporting in Kraft.

Konkret müssen Unternehmen in Frankreich ab Juli 2024 Rechnungen in elektronischer Form empfangen können und bis spätestens Januar 2026 selbst elektronische Rechnungen stellen. Meldepflichtig sind auch ausländische Unternehmen, die in Frankreich mehrwertsteuerpflichtig sind. Die komplette B2B-Rechnungsabwicklung erfolgt dann über das zentrale System „Chorus Pro“.

Eine Lösung für alle Anforderungen und Kommunikationskanäle

Retarus E-Invoicing ist eine kosteneffiziente Cloud-Lösung, entwickelt mit EDI-DNA und über 27 Jahren Erfahrung. Sie entspricht internationalen Vorschriften und erfüllt unterschiedlichste technische Länderanforderungen. Als zertifizierter Peppol Access Point und Mitglied in lokalen E-Invoicing-Verbänden betreibt Retarus für seine Kunden rechtlich konformes E-Invoicing für B2G, B2B und B2C in Europa und der Welt, immer unter der Einhaltung internationaler Standards.

Wie Unternehmen ihren Rechnungsausgang und -eingang digitalisieren, erfahren Sie auf unserer Website oder direkt bei ihrem Ansprechpartner vor Ort.

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