E-Mails landen im Spam: So sorgen Versender für optimales Inbox-Placement
Der Return On Investment, kurz ROI, ist bei E-Mails deutlich höher als bei anderen Marketingkanälen. Allerdings nur, wenn die E-Mails nicht im Spam landen. Hier erfahren E-Mail-Versender, wie sie das verhindern.
Wie sinnvoll ist E-Mail-Marketing?
Marketing-E-Mails haben laut einer Studie1 der Direct Marketing Association einen durchschnittlichen ROI von 122 Prozent – er ist damit viermal so hoch, wie bei anderen Marketingkanälen, etwa Social Media oder Suchmaschinen-Marketing. Der ROI setzt den erzielten Gewinn einer Marketing-Maßnahme ins Verhältnis zu den dafür angefallenen Kosten.
Der Wert zeigt damit, wie wirtschaftlich E-Mail-Marketing ist, denn es spricht den Kunden persönlich an. Voraussetzung ist jedoch, dass Empfänger die E-Mails wahrnehmen.
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Durchschnittlicher ROI von E-Mail-Marketingmaßnahmen1
Was sind Spam-E-Mails?
Als Spam-E-Mails gelten unpersönliche und in Massen versendete Nachrichten, die unaufgefordert in elektronische Postfächer gelangen. Sie enthalten für den Empfänger irrelevante Inhalte. Es gibt zwei Arten von Spam:
Moderne Spamfilter entscheiden, ob es sich bei einer Nachricht um Spam handelt. Der Empfänger sieht sie dann entweder gar nicht oder sie gelangt in einen separaten Spam-Ordner. Nun kann es aber auch passieren, dass erwünschte E-Mails fälschlicherweise im Spam-Ordner landen, weil Spamfilter sie falsch klassifizieren. Das kann neben Newslettern auch transaktionale E-Mails betreffen, die gar keinen Werbezweck haben.
Warum landen E-Mails im Spam?
Spamfilter sollen Nutzern einen Schutz vor unerwünschten und sogar schädlichen Nachrichten wie Phishing-E-Mails oder E-Mail-Viren bieten. Retarus bietet auch einen Service für Empfänger: Nachrichten werden als E-Mail-Spam erkannt und gelöscht oder in die Quarantäne verschoben. Die Gründe für das Verschieben in die Quarantäne sind vielfältig. E-Mail-Provider nutzen unterschiedliche Spamfilter, die E-Mails nach bestimmten Kriterien untersuchen und sie mit Listen abgleichen. Zu den Bewertungskriterien gehören unter anderem:
Was passiert, wenn der E-Mail-Provider Nachrichten als Spam einstuft?
Für E-Mail-Versender ist es ein großes Problem, wenn sie an Kunden Newsletter oder transaktionale E-Mails senden, die dann jedoch im Spam landen. Eine E-Mail-Kampagne oder Kunden-Kommunikation schlägt damit fehl. Denn die Empfänger lesen die Nachricht im schlimmsten Fall gar nicht, nehmen sie als nicht seriös wahr oder öffnen sie erst sehr viel später. Versender erzielen so mit Werbe-E-Mails keine Conversion2 und können folglich die festgelegten KPIs3 nicht erfüllen. Damit investieren sie vergebens in E-Mail-Marketing, denn es erreicht die Adressaten nicht. Zudem verschlechtert sich ihre E-Mail-Zustellrate. Mit hoher Wahrscheinlichkeit werden auch zukünftig weitere Nachrichten des gleichen Absenders als Spam eingestuft.
Aber nicht nur für das Marketing ist das ein Problem. Auch für die Kunden-Kommunikation jenseits des E-Mail-Marketings ist es ungünstig, wenn transaktionale E-Mails im Spam landen. Das kann beispielsweise zu unbezahlten Rechnungen, nicht zugestellten Paketen oder nicht wahrgenommenen Terminen führen.
E-Mails landen im Spam: Das können E-Mail-Versender dagegen tun
Es gibt zahlreiche Gründe, warum der E-Mail-Provider Nachrichten in den Spam-Ordner schiebt. Nachfolgend einige Tipps, mit denen sich dieses Problem vermeiden lässt:
Technische Faktoren erfüllen
Professionelles Reputation Management ist essenziell, damit E-Mails nicht im Spam-Ordner landen. Um das zu vermeiden, sollten Absender auf Provider zurückgreifen, die von der CSA zertifizierte IP-Adressen verwenden und zudem ihre Versandadressen mit Frameworks und Protokollen wie SPF und DKIM schützen. Retarus übernimmt nicht nur die Verifizierung und Autorisierung des Absenders unter Verwendung dieser Methoden, sondern passt bei Bedarf Absender-Adressen gezielt an.
Wichtig: Eine hohe Datenqualität
Kontaktlisten regelmäßig bereinigen: Wenn Empfänger mehrere E-Mails über einen längeren Zeitraum ungeöffnet löschen oder die Zustellung von E-Mails immer wieder fehl schlägt, sollten Versender die betreffenden E-Mail-Adressen aus der Liste entfernen. So erhalten nur diejenigen Nutzer ihre Nachrichten, die wirklich an den Angeboten interessiert sind. Die Bereinigung der Empfänger-Liste trägt dazu bei, die Absender-Reputation zu verbessern. Retarus Suppression Lists ermitteln nicht erreichbare Empfänger und blockieren sie noch vor dem Versand – so lassen sich Kontaktlisten leicht bereinigen und aktuell halten. Der Retarus Bounce- und Response Manager unterstützt außerdem bei der Verarbeitung von Abwesenheitsnotizen und trennt diese von Kundenanfragen.
Nur an DSGVO4-konforme E-Mail-Listen versenden: Auch bei gekauften Adressen sollten Unternehmen auf DSGVO-Konformität achten. Die Anmeldung zum Newsletter muss gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen erfolgen. Versender müssen Kunden zudem in jeder Nachricht die Möglichkeit geben, sich von dem Newsletter abzumelden.
Gestalterische Aspekte beachten
Spam-Wörter vermeiden: Bestimmte Wörter stufen Spamfilter als negativ ein. Das sind beispielsweise Begriffe wie gratis, limitiertes Angebot oder niedrigster Preis. Listen mit Begriffen, die mit hoher Wahrscheinlichkeit als Spam klassifiziert werden, finden sich im Internet. Auch mehrere Ausrufezeichen, Versalien sowie Rechtschreib- und Grammatikfehler sollten vermieden werden.
Regelmäßiger E-Mail-Versand Unternehmen kontaktieren Kunden regelmäßig per E-Mail, um in Erinnerung zu bleiben. Aber sie sollten sich nur an die Empfänger richten, wenn es etwas Neues zu berichten gibt. Am besten teilen Versender ihren Abonnenten bereits zu Beginn mit, in welchen Rhythmus sie Newsletter verschicken.
HTML-Formate beachten: Es ist vorteilhaft, die Menge der HTML-Elemente minimal zu halten und wichtige Informationen nicht in Bilder zu packen. Denn häufig ist das Laden von Bildern bei Empfängern automatisch blockiert. Wenn Bilder unumgänglich sind, sollten diese nur 40 Prozent der E-Mail einnehmen, der Text jedoch 60 Prozent.
Aussagekräftige Betreffzeilen: Betreffzeilen sollen Aufmerksamkeit erregen und den Kunden dazu veranlassen, die Marketing-E-Mail zu öffnen. Jedoch können irreführende oder übertrieben sensationelle Aussagen kontraproduktiv sein. Die Betreffzeile sollte mit dem E-Mail-Inhalt übereinstimmen.
Anhänge vermeiden: Anhänge verlangsamen nicht nur die Ladezeit von E-Mails, sie können auch Viren enthalten. Am besten lassen Versender bei Newslettern Anhänge weg.
Für erfolgreiche E-Mail-Kampagnen und Aussendungen von Newslettern ist es wichtig, dass die E-Mails nicht im Spam-Ordner landen. Dafür gibt es einige Aspekte im technischen und gestalterischen Bereich sowie bei der Datenqualität zu beachten. Retarus unterstützt beim professionellen Versand von Marketing-E-Mails sowie transaktionalen E-Mails. Und sorgt mit innovativen, zuverlässigen und sicheren Services für höchstes Inbox-Placement bei der Kommunikation, etwa mit Kunden oder Partnern.
Wir sind für Sie da!
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Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.
1 https://www.emarketer.com/Article/Email-Continues-Deliver-Strong-ROI-Value-Marketers/1014461
2 https://www.internetwarriors.de/blog/was-bedeutet-die-conversion-rate-im-e-mail-marketing/#:~:text=Die%20Conversion%20Rate%20(oder%20Konversionsrate,oder%20das%20Anlegen%20eines%20Benutzerkontos.
3 https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/key-performance-indicator-kpi-52670
4 https://dsgvo-gesetz.de/