Keller & Kalmbach automatisiert Rechnungseingang mit Retarus Intelligent Document Processing

Keller & Kalmbach erhält jährlich rund 170.000 Rechnungen aus verschiedenen Ländern, in unterschiedlichen Währungen und Formaten – davon etwa 400 Rechnungen pro Woche ohne direkten Bestellbezug, die bislang manuell bearbeitet wurden. Da die bisher eingesetzte OCR-Lösung die notwendigen Softwareanpassungen nicht vornehmen konnte, um die geforderte Automatisierungsquote zu erreichen, entschied sich Keller & Kalmbach für Retarus IDP.

Effiziente Automatisierung mit Retarus

Die IDP-Lösung liess sich nahtlos in das bestehende ERP-System integrieren. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch anhand von Stammdaten, Wareneingängen und Bestellungen geprüft und verifiziert. Eine zusätzliche Prüfung nach §14 UStG stellt sicher, dass alle vorgeschriebenen Rechnungsdaten enthalten sind. Anschliessend werden die validierten Rechnungsdaten direkt an das ERP-System übergeben und archiviert.

Individuelle Anpassungen

Die Retarus IDP-Lösung wurde optimal an die Bedürfnisse von Keller & Kalmbach angepasst. So sorgt ein täglicher Stammdatenabgleich für eine höhere Genauigkeit. Der Datenexport erfolgt über das bewährte EDIFACT-Format, sodass bestehende Schnittstellen weiter genutzt werden können. Weitere Anpassungen wie ein Rundungsskript für Rechnungen mit mehr als zwei Nachkommastellen sowie das Auslesen des Ursprungslandes und der Kostenstelle auf Positionsebene wurden erfolgreich umgesetzt.

Nahtlose Integration

Seit der Einführung von Retarus Intelligent Document Processing profitiert Keller & Kalmbach von einer deutlich effizienteren Rechnungsverarbeitung. Die hohe Erkennungsrate reduziert den manuellen Bearbeitungsaufwand erheblich. Dank der flexiblen APIs konnte die Integration ohne Änderungen am bestehenden EDI-System erfolgen. Die Implementierung erfolgte innerhalb von nur vier Monaten, zunächst in einer Testumgebung und anschliessend im Produktivbetrieb. Während der Einführungsphase arbeitete Retarus eng mit den Mitarbeitern von Keller & Kalmbach zusammen, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen. Seit Betriebsstart läuft die Lösung stabil und ohne Ausfälle.

Anja Harms, Leiterin Accounting bei Keller & Kalmbach ist zufrieden: „Mit Retarus Intelligent Document Processing haben wir die ideale Lösung gefunden, um unseren Rechnungseingang zu automatisieren. Seit der Implementierung müssen wir Rechnungen kaum noch manuell bearbeiten. Dank der Unterstützung durch das Retarus-Team konnten wir spezielle Anforderungen problemlos umsetzen. Retarus hat sich als zuverlässiger Partner erwiesen, der massgeblich zur Digitalisierung unseres Rechnungswesens beiträgt.»

Über Retarus

Die retarus (Schweiz) AG ist eine Tochtergesellschaft der retarus GmbH in München. Retarus ist ein globaler Anbieter von Cloud-Lösungen für die Modernisierung und Absicherung der digitalen Kommunikation und des Datenaustauschs von Unternehmen und Behörden. Hauptprodukte sind digitales Cloud Fax, SMS, Transactional Email, Email Security, Supply Chain Integration und Intelligent Document Processing. Retarus betreibt weltweit verteilte Rechenzentren, die diese Lösungen mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz bereitstellen. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Rund die Hälfte der im S&P Global 100 gelisteten Unternehmen vertrauen bereits auf Retarus und bestätigen, wie führende Analysten, die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit. Retarus erzielt rund 40 Prozent des Umsatzes in den USA und vertreibt seine Produkte direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Mehr Informationen: www.retarus.com