DSGV: Kommunikation per Fax, E-Mail und SMS aus einer Hand

Wie jeder Verband muss auch der Deutsche Sparkassen- und Giroverband sorgsam mit den Beiträgen seiner Mitglieder umgehen und ihnen gleichzeitig leistungsfähige Services bieten. Hierzu zählt auch die Bereitstellung effizienter Kommunikationsprozesse. Deshalb nutzt der Verband die hochverfügbaren Managed Services von Retarus für die geschäftskritische Kommunikation.

Kunde
Deutsche Sparkassen- und Giroverband e.V. (DSGV)

Branche
Banken und Finanzen

Ausgangssituation

E-Mail und Telefax als zentraler Kommunikationskanal
Der Deutsche Sparkassen- und Giroverband e.V. (DSGV) ist der Dachverband der Sparkassen-Finanzgruppe. In der Verbandskommunikation spielen E-Mail und Telefax eine geschäftskritische Rolle. Der DSGV ist darauf angewiesen, dass der Betrieb dieser Kommunikationskanäle effizient und störungsfrei verläuft. Die Stabsstelle für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des DSGV nutzt zum Versand von Presseinformationen Retarus WebExpress. Im Gegensatz zur vorher eingesetzten Telekom T400-Anwendung sind die Broadcast-Services von Retarus leistungsfähiger, einfacher bedienbar und unterliegen keinen Kapazitätsbeschränkungen. Nachrichten sind per Fax, E-Mail und SMS mit nur wenigen Mausklicks versendet. Dem DSGV waren auch das Versenden und Empfangen von Telefaxen aus Notes-Clients sowie die Absicherung der E-Mail-Kommunikation mit geringem administrativem Aufwand wichtig.

Zielsetzung

Alles aus einer Hand
Vor der Zusammenarbeit mit Retarus hat der DSGV den Betrieb der kompletten IBM Notes/Domino-Infrastruktur – einschließlich der Abwehr von Spam und Viren – mit einem einzigen Mitarbeiter in Eigenregie betrieben. Fiel er z. B. urlaubsbedingt aus, waren Engpässe unvermeidlich. Daher sollte Retarus die Absicherung der Mail-Infrastruktur und den Betrieb der E-Mail-Kommunikation übernehmen. Mit Fax2Mail und Mail2Fax wurden zudem zwei Services implementiert, die die Funktionalität von Telefax und E-Mail integrieren. Mit Retarus Mail2Fax können Anwender Telefaxe bequem aus ihrem E-Mail-Programm verschicken. Über Retarus Fax2Mail werden Telefaxe in den Retarus Rechenzentren empfangen und von dort an die E-Mail-Accounts der jeweiligen Empfänger weitergeleitet.

Grundlage eines effektiven Kommunikationsprozesses ist die Möglichkeit zum schnellen und problemlosen Filtern und Priorisieren von Informationen.

Peter Zündorf, Leiter Informationssysteme, Deutscher Sparkassen- und Giroverband

Besondere Herausforderungen / Vorgehensweise

Rasche Implementierung
Trotz der umfassenden Funktionalität der Managed Fax- und E-Mail-Services waren die Dienste schnell eingerichtet. Von der ersten Präsentation bis zur vollständigen Inbetriebnahme der Lösungen vergingen weniger als fünf Monate. Die meiste Zeit beanspruchte die exakte Abstimmung der Services auf die individuellen Belange des DSGV. Alle Services wurden vor dem Live-Betrieb in einem kleinen Anwenderkreis auf Herz und Nieren getestet. Mittlerweile sind insgesamt drei Domänen mit rund 800 Anwendern an das System angeschlossen, sämtliche Kommunikationsprozesse arbeiten ohne Beanstandung.

Nutzen und Vorteile

Größtmögliche Kostentransparenz und Sicherheit
Für den DSGV entfällt die Notwendigkeit, eigene Fax-Leitungen und Fax-Server vorzuhalten. Wie schon bei Retarus WebExpress wird auch bei den Fax-Services nur die tatsächlich erbrachte Leistung – die Anzahl der erfolgreich zugestellten Fax-Seiten – berechnet. Damit bleiben die Betriebskosten stets transparent und kalkulierbar. Durch den Einsatz der Retarus E-Mail Security werden alle E-Mail-Accounts rund um die Uhr vor Viren-Angriffen und Spam-Attacken geschützt. Für die Unternehmensführung bietet der Einsatz der Retarus E-Mail Security deutliche finanzielle Vorteile: weder für Bandbreite der Leitungen, noch für Hardware, Software, Wartung oder Updates müssen zusätzliche Mittel gebunden werden. All dies ist in der pauschalen Abrechnung von Retarus enthalten, so dass auch hier die größtmögliche Kostentransparenz erreicht wird.

Key Benefits

  • Individuell abgestimmte Services aus einer Hand
  • Bestmögliche Sicherheit durch optimalen Schutz vor Viren, Malware und Spam-Mails
  • Reibungslose und effektive Kommunikation auf allen Kanälen
  • Senkung der IT-Fixkosten durch kalkulierbares Pay-Per-Use Modell
  • 24x7x365 Verfügbarkeit bei größtmöglicher Kostentransparenz
  • Keine zusätzlichen Kosten für Hard-/Software, Updates, Wartungen
  • Rasche Implementierung

Fazit und Ausblick

Störungsfreie Kommunikation per Fax, E-Mail und SMS
Für die reibungslose elektronische Unternehmenskommunikation beim DSGV sorgen seit 2008 die Managed Fax- und E-Mail-Services von Retarus. Die Zusammenarbeit mit Retarus wird auch in Zukunft fortgesetzt und intensiviert. So wurden zum Beispiel kurz nach dem Umstieg auf die Managed Fax- und E-Mail-Services auch die Retarus Managed SMS Services implementiert, mit denen die Mitarbeiter SMS-Kurzmitteilungen vom Desktop aus versenden können.

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