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E-Mail-Reputation bei transaktionalen E-Mails

Damit E-Mails auch tatsächlich beim Empfänger im Posteingang landen, müssen Absender eine Vielzahl an technischen Anforderungen beachten. Hier erfahren Unternehmen, warum eine gute E-Mail-Reputation bei transaktionalen E-Mails wichtig ist.

Was sind transaktionale E-Mails?

Transaktionale E-Mails entstehen im Zuge eines Geschäftsprozesses. Sie werden automatisch aus Software-Systemen versendet, nachdem der Kunde zuvor eine Aktion ausgeführt hat. Sie bilden einen Gegensatz zu E-Mail-Marketing, das einem reinen Werbezweck folgt. Marketing-E-Mails gehen allein vom Anbieter aus und werden nicht im Rahmen eines Geschäftsprozesses verschickt. Eine transaktionale E-Mail dient der Kundenkommunikation. Es gibt folgende Beispiele:

Bestätigung zur Anmeldung eines Newsletters
Bestellbestätigung eines Produkts oder eines Service
Rechnung, Quittung und Zahlungserinnerung
E-Mails mit Benachrichtigungen zu einer Lieferung oder zu einer neuen Nachricht im Kundenportal
Benachrichtigung zum Zurücksetzen des Passworts oder über andere Kontovorgänge

Solche transaktionalen E-Mails sind für den Benutzer selbstverständlich. Er erwartet sie sogar als Nachweis dafür, dass eine Transaktion erfolgreich war. Mit Transactional Email von Retarus können Unternehmen große Mengen automatisierter E-Mails versenden. Ein umfangreiches Reputation Management garantiert eine hohe Zustellrate.

Welche Herausforderungen gibt es beim Versenden der E-Mails?

Der Versand transaktionaler Nachrichten über eigene E-Mail-Server belastet die Infrastruktur. Zusätzlich birgt er die Gefahr, dass die eigene IP-Adresse auf einer Sperrliste landet. Darüber hinaus ist es schwierig, die sich stetig ändernden technischen Anforderungen einzuhalten, die für eine gute E-Mail-Reputation und damit einen hohen Sender Score sorgen.

Warum ist die E-Mail-Reputation bei transaktionalen E-Mails so wichtig?

Verfügt ein Versender über keine gute Sender Reputation, so läuft er Gefahr, dass seine Nachrichten nicht wie gewünscht in den Posteingang seiner Kunden gelangen. Stattdessen landen die E-Mails im Spam-Ordner bzw. der Quarantäne oder werden im schlimmsten Fall erst gar nicht zugestellt. Passiert dies bei transaktionalen Nachrichten, dann leiden die Zufriedenheit des Nutzers und das entgegengebrachte Vertrauen. So weiß der Kunde beispielsweise nicht, ob seine Bestellung eingegangen ist, wann er eine Lieferung erwarten kann oder er erhält keine Rechnung für ein bereits gekauftes Produkt.

Für das versendende Unternehmen bedeutet dies zusätzliche Kosten und Mehraufwand. Außerdem wirkt es sich negativ auf die Reputation und das Image eines Anbieters aus, wenn E-Mails als Spam eingestuft und nicht zugestellt werden.

Welche Bedeutung hat der Sender Score?

Für die E-Mail-Reputation eines Versenders sind die Reputation der sendenden IP-Adresse und Domain sowie die Qualität der E-Mail-Inhalte ausschlaggebend. Internet Service Provider (ISPs) bestimmen, wie hoch die Reputation und wie vertrauenswürdig ein Absender ist.

Angegeben wird die Absender-Reputation beispielsweise über den Sender Score mit einer Skala von 0 bis 100. Je höher der Score, desto besser ist die Reputation einer IP-Adresse im Vergleich zu anderen. Bei einem hohen Sender Score landen die meisten E-Mails im Posteingang des Empfängers. Ist die Zahl eher niedrig, haben die E-Mails des Versenders wahrscheinlich hohe Bounce-Raten, hohe Blockraten und niedrige Öffnungsraten.

Vor dem ersten Versand sollte der Sender Score bekannt sein, denn die Optimierung eines schlechten Scores nimmt einige Zeit in Anspruch. Auf www.senderscore.org können Absender ihre IP-Adresse prüfen. Professionelle Anbieter für transaktionale E-Mails wie Retarus überwachen die Bewertung und steuern gemeinsam mit ihren Kunden gegen, sollte der Wert sich verschlechtern.

Ist Ihr Sender Score unter 70, sollten Sie an Ihrer Absender-Reputation arbeiten.1

Vermutlich orientieren Sie sich bereits an branchenüblichen Standards. Sie sind nicht weit von einer optimalen Reputation entfernt.1

Ihre Reputation als E-Mail-Versender könnte vermutlich kaum besser sein.1

Welche Faktoren beeinflussen die E-Mail-Reputation?

Die wichtigsten Faktoren für die Zustellbarkeit von transaktionalen E-Mails sind:

Häufigkeit von E-Mails

Die Häufigkeit der E-Mails hat einen spürbaren Einfluss. Absender versenden am besten regelmäßig und nach einem festen Zeitplan.

Spam-Markierung von Absendern

Je mehr Kontakte die E-Mail eines Absenders als Spam markieren, desto schlechter ist das für dessen E-Mail-Reputation.

Schwankendes Sendevolumen

Die Anzahl der versendeten E-Mails sollte in etwa konstant bleiben. Ein stark schwankendes Sendevolumen wirkt sich negativ auf die E-Mail-Reputation aus. Das Sendevolumen steht immer im Verhältnis zu anderen Indexwerten – beispielsweise wird der Ruf des Absenders besser, je weniger Beschwerden es bei den versendeten E-Mails gibt.

Leser-Interaktion

Auch die Leser-Interaktion, also das Öffnen von E-Mails und Anklicken darin enthaltener Links, wirkt sich auf die Reputation aus.

Unzustellbarkeit von E-Mails

Wenn der Verteiler Kontakte enthält, die nicht mehr aktuell sind, dann kommen die E-Mails nicht nur immer wieder zurück. Sie signalisieren den ISPs auch, dass die Adressqualität beim Absender nicht gut ist. Wenn ein Absender regelmäßig an ungültige E-Mail-Adressen Nachrichten verschickt, kann er als Spammer markiert werden. Die Metrik des Sender Scores berücksichtigt, wie oft E-Mails einen Bounce2 verursachen. In diesem Zusammenhang kommt der Pflege der eigenen Verteiler und Datenbanken große Bedeutung zu.

Sperrlisten und Positivlisten

Auf Sperrlisten oder Blocklisten stehen IP-Adressen, die als bekannte Spam-Absender gemeldet wurden. Landet ein Unternehmen mit seiner IP-Adresse auf einer Sperrliste, dann kann es zunächst gar keine Nachrichten mehr versenden. Professionelle Anbieter für transaktionalen E-Mail-Versand unterstützen ihre Kunden in einem solchen Fall dabei, möglichst rasch wieder von der Blockliste zu verschwinden.
Darüber hinaus sorgt beispielsweise eine Zertifizierung bei der Certified Senders Alliance (CSA)3 für ein Whitelisting bei großen ISPs. Damit Absender auf der Positivliste von CSA auftauchen, müssen sie bestimmte fest definierte und unabhängig überprüfte Kriterien erfüllen. Stehen Absender auf der Whitelist, können E-Mails, die mit Zustimmung des Empfängers durch seriöse Anbieter verschickt werden, den Kunden auch tatsächlich erreichen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die E-Mails bereits auf Provider-Servern durch Spamfilter aussortiert werden.

Wie stellt Retarus eine gute E-Mail-Reputation sicher?

Beim Reputation Management für seine Transactional-Email-Kunden arbeitet Retarus unter anderem mit folgenden Verfahren:

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Der Cloud-Anbieter übernimmt die Verwaltung von IP-Adressen sowie das Bounce-Management und beobachtet laufend die wichtigsten Sperrlisten.
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Sollte eine IP-Adresse auf einer Blockliste erscheinen, unterstützt Retarus bei der Recherche der Hintergründe und beim Delisting.
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Durch die CSA-Zertifizierung steht Retarus als Versender bei gängigen ISPs auf der Positivliste.
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Das „Verbrennen“ einer IP-Adresse verhindert Retarus auf Wunsch durch „IP-Routing by Sender Domain“, bei dem der Traffic auf mehrere IP-Adressen verteilt wird.
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Kontinuierliches Monitoring aller Systeme durch erfahrene Experten ermöglicht rechtzeitiges Gegensteuern bei Problemen.
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Suppression Lists entfernen vor dem Versand ungültige E-Mail-Adressen aus der Verteiler-Liste.

Darüber hinaus sorgen noch viele weitere Mechanismen für eine gute E-Mail-Reputation des Absenders und damit für einen reibungslosen Geschäftsprozess. Abgerundet wird das Retarus-Angebot durch fachkundige Beratung und persönlichen Kundensupport.

Wir sind für Sie da!

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Wir sind für Sie da. Telefonisch oder per E-Mail. Gerne besuchen wir Sie auch und zeigen Ihnen unsere Ansätze vor Ort.