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SERVICIO DE FAX EN LA NUBEMáximo rendimiento de fax para BayWa AG

BayWa AG está unificando su infraestructura de fax y reduciendo los costes de comunicación implementando en toda la compañía Retarus Faxolution for Exchange, el servicio de fax en la nube para entornos de Microsoft Exchange que recomiendan los principales institutos de investigación del sector.

Cliente
BayWa AG / RI-Solution GmbH
Sector
Comercio minorista y servicios
Situación de partida

Soluciones de servidor de fax con un elevado coste y mantenimiento

BayWa AG es una de las compañías que genera mayor volumen de faxes de Europa. Cada día, este distribuidor europeo del sector agrícola envía por fax enormes cantidades de documentos empresariales a clientes y proveedores. Además de la transmisión directa desde sistemas SAP, los documentos enviados con aplicaciones basadas en Microsoft Exchange desempeñan un papel fundamental. En este sentido, se constató que poner en marcha una infraestructura de servidor de fax propia conllevaba un coste y mantenimiento muy elevados, además de requerir un gran esfuerzo administrativo.

Objetivo

Servicio de fax de escritorio profesional para Microsoft Exchange

RI-Solution GmbH, una subsidiaria propiedad de BayWa AG encargada de toda la IT de la empresa, buscaba una solución de fax de escritorio de alto rendimiento, que permitiera enviar documentos empresariales directamente desde Microsoft Outlook. La solución debía, por un lado, ajustarse convenientemente a los procesos de comunicación críticos y al hábito de uso de los empleados y, por otro, contar con una flexibilidad de escalado suficiente para poder adaptarse a los requisitos crecientes. Todo ello, proporcionando en todo momento una estructura de costes transparente.

Retarus ofrece un nivel ejemplar de transparencia del servicio. El cambio a Faxolution for Exchange nos ha permitido tener un mayor control y seguridad en nuestras comunicaciones por fax.

Hanns-Gunter Weber, jefe de infraestructuras, RI-Solution GmbH, una compañía de BayWa AG y del grupo RWA AG

Principales desafíos

Implementación sencilla y excelente usabilidad

Retarus Cloud Fax Service para Microsoft Exchange se integró a la perfección en la infraestructura existente y estuvo listo para usarse en toda la compañía inmediatamente después de implementarse. Como las interfaces específicas de Exchange son compatibles, lo único que RI-Solution necesitó realizar fue un pequeño cambio de configuración. La interfaz de usuario, las direcciones y el funcionamiento siguieron siendo idénticos a los que se gestionaban con Microsoft Outlook. Gracias a la perfecta integración con Outlook, ahora el equipo de ventas de BayWa puede enviar su correspondencia empresarial cómodamente a proveedores, clientes y empresas filiales desde un entorno de trabajo con el que están ya familiarizados, directamente a través de la nube de fax de Retarus.

Ventajas

Cambio de la infraestructura de servidor de fax

Gracias a Retarus Faxolution for Exchange, BayWa AG ha podido reducir al mínimo su infraestructura de fax y, al mismo tiempo, abaratar los costes de comunicación de forma notable sin prescindir por ello de una funcionalidad de fax absolutamente profesional. Así, podemos decir que las costosas inversiones en hardware y software de fax, mantenimiento, licencias y líneas de fax son ya cosa del pasado.

Fiable, escalable y calculable

Al usar Faxolution for Exchange, BayWa AG tiene a su disposición toda la capacidad y rendimiento del servicio de fax en la nube de Retarus, que permite mantener comunicaciones empresariales muy eficaces, con la máxima disponibilidad y a prueba de fallos. Al usar Faxolution for Exchange, BayWa AG disfruta de una infraestructura de fax que puede escalar según sus necesidades, y que no solo es lo suficientemente potente como para asimilar los volúmenes de transmisión actuales sino que también se puede adaptar de manera flexible para dar cabida en el futuro a posibles aumentos de volumen.

Ventajas clave

  • Perfecta integración en los entornos de Microsoft Exchange existentes
  • Transmisión de fax desde Microsoft Outlook, incluida la integración de la libreta de direcciones
  • Capacidad de transmisión ilimitada y máxima disponibilidad
  • Máxima transparencia de los costes y procesos
  • Servicio listo para funcionar, con la posibilidad de administrarlo de manera central
Conclusión

Centrados en la migración a la plataforma de integración empresarial de Retarus

Tras la exitosa puesta en marcha de Faxolution for Exchange y otros servicios de fax, como Faxolution for SAP, BayWa AG se ha centrado en otros proyectos de IT, como el intercambio electrónico de datos (EDI) y la facturación electrónica. Como «ventanilla única» de todos los servicios de mensajería, Retarus también presta servicios con validez legal y transaccional, que permiten una perfecta integración de B2B/EDI y unos procesos de facturación optimizados.

Estamos a su disposición

¿Tiene alguna pregunta o necesita más información? ¿Le gustaría realizar alguna prueba de nuestros servicios? Estamos a su disposición, por teléfono o por correo electrónico. Por supuesto nos encantaría mantener una breve reunión con usted y proporcionarle información adicional.