Elaborazione efficiente del finanziamento dei veicoli grazie a Retarus Cloud Fax Services
La sfida
Che si tratti di un modulo di registrazione con firma legalmente valida, di copie della patente di guida, di dichiarazione dei redditi o di altri documenti riservati, anche in quest’epoca di digitalizzazione, i documenti cartacei svolgono ancora un ruolo essenziale nell’elaborazione del finanziamento dei veicoli. Per garantire che il finanziamento del cliente possa essere approvato rapidamente, nonostante il crescente flusso di documenti, è essenziale ottimizzare ed automatizzare i principali processi aziendali. Allo stesso tempo, gli istituti di credito stanno cercando di mantenere i loro costi di processo al minimo. In linea con più severe linee guida sulla protezione e la conformità dei dati, le aziende sono anche tenute a salvaguardare i dati sensibili che vengono scambiati in ogni momento.
Il background
La stragrande maggioranza delle auto nuove immatricolate per uso privato e commerciale viene acquistata utilizzando strumenti di leasing e di finanziamento – e la tendenza è in crescita. Nella maggior parte dei casi, i concessionari di auto trasmettono i documenti contrattuali riservati tramite fax all’istituto di credito pertinente. Si adotta il fax perché è collaudato e verificato, oltre a essere estremamente standardizzato. Esso offre inoltre un vantaggio, poiché funge da strumento di prova, grazie al messaggio di conferma e alla firma – diversamente, ad esempio, dell’e-mail. Presso l’istituto di credito, i documenti contrattuali vengono poi acquisiti manualmente e assegnati al relativo processo. L’inserimento manuale dei dati non solo richiede lavoro e tempo in abbondanza a causa dell’elevato volume di documenti in entrata, ma è anche soggetto ad errori. Il risultato è lavoro duplicato, enormi costi di follow-up e i relativi ritardi nell’approvazione della domanda di prestito.
La soluzione
Con Retarus Cloud Fax Services, i documenti di leasing o di finanziamento possono essere inviati via fax in modo sicuro ed efficiente, e ricevuti comodamente nei client e-mail e nelle applicazioni aziendali, da cui possono poi essere immediatamente elaborati. Insieme a un innovativo riconoscimento dei codici a barre, questo servizio consente di automatizzare completamente l’assegnazione dei documenti. Non sono necessari ulteriori investimenti in hardware, aggiornamenti, manutenzione, licenze e linee fax. A tale scopo, il Retarus Enterprise Cloud, con le sue interfacce ben sviluppate, la disponibilità globale e l’alto livello di sicurezza contro gli errori, facilita il successo dei processi aziendali basati sulla comunicazione. Gli istituti finanziari di tutto il mondo beneficiano dell’elevata qualità e della sicurezza delle transazioni offerte dal servizio e dall’invio rapido e senza errori dei fax nei sistemi esistenti, compreso un report di trasmissione immediato. Questo servizio da fax a e-mail garantisce la consegna immediata e sicura, oltre all’archiviazione e al recupero dati trasparente in caso di perdita.
Vantaggi per i clienti
- Sforzo manuale ridotto
- Bassi costi di processo
- Riduzione drastica del tasso di errore
- Alti livelli di soddisfazione e maggiore fidelizzazione dei clienti
- Comunicazione conforme tramite fax
- Rapida esecuzione dei processi grazie all’acquisizione intelligente e automatizzata dei dati e al riconoscimento dei codici a barre
I vantaggi in breve
Caso d’uso
Non appena il cliente ha scelto una forma di finanziamento o di leasing, il concessionario compila un modulo di richiesta contrassegnato da un codice a barre e lo inoltra tramite fax alla banca che eroga il prestito. Se l’istituto finanziario richiede al concessionario documentazione aggiuntiva, ad esempio una dichiarazione dei redditi o copia della patente di guida, i documenti richiesti possono essere facilmente e comodamente riuniti in un unico documento fax con lo stesso codice a barre e rispediti all’istituto di credito (Fax Back). Sono soprattutto le grandi banche internazionali, che devono elaborare consistenti volumi di documentazione, a beneficiare sensibilmente di questo mezzo di trasmissione intelligente. Grazie al codice a barre, tutti i documenti e le firme possono essere immediatamente assegnati alla relativa procedura, senza alcuno sforzo per l’acquisizione manuale dei dati. Tutte le informazioni vengono automaticamente riconosciute ed elaborate correttamente nel sistema informatico interno. Con l’ausilio di una suddivisione configurabile individualmente, è possibile ottimizzare ulteriormente l’acquisizione automatica dei documenti fax in arrivo. In tal modo si riducono drasticamente i processi cartacei e le potenziali fonti di errore.
Più informazioni
I servizi facilitano inoltre l’archiviazione sicura di tutti i documenti fax in entrata e in uscita. Opzionalmente, questi documenti archiviati possono essere forniti anche come PDF disponibili per la ricerca tramite e-mail. In questo modo i messaggi possono essere archiviati in modo pratico nella casella di posta in arrivo dell’utente e sono disponibili senza indugio in caso di domande.
Inoltre, l’Enterprise Administration Services Portal (EAS) di Retarus offre agli istituti di credito trasparenza e controllo massimi. Oltre alle numerose opzioni di configurazione e al monitoraggio in tempo reale, il portale offre un report giornaliero che riguarda tutti i servizi fax utilizzati. I risparmi ottenuti grazie all’introduzione dei servizi in cloud possono quindi essere trasferiti direttamente al cliente, sotto forma di condizioni più favorevoli, con conseguente maggiore soddisfazione e fidelizzazione del cliente.
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Lo sapevate che…
Secondo IDC, un documento su due è ancora cartaceo. Con i servizi di Retarus, le organizzazioni possono concentrarsi sulla ulteriore spinta dei processi di digitalizzazione.
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