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Retarus Intelligent Capture Services Digitalizzazione dei moduli d’ordine e automatizzazione dei processi

La sfida

Al giorno d’oggi i processi di consegna dei grossisti sono per lo più digitalizzati tramite un sistema ERP: dai moduli d’ordine online alla pianificazione del magazzino e alla logistica, fino alla fatturazione. Anche la comunicazione con i fornitori e i produttori è di solito completamente automatizzata, tramite l’interscambio di dati tra sistemi informativi (Electronic Data Interchange, EDI). Sebbene da parte dei grossisti siano stati compiuti molti progressi in materia di digitalizzazione, altrettanto non si può necessariamente dire per i relativi clienti. In particolare nel processo di gestione degli ordini possono verificarsi inevitabilmente delle disfunzioni indesiderate a livello di supporti utilizzati e di integrazione. Molti rivenditori semplicemente non hanno la capacità tecnica e i mezzi economici per trasmettere i dati in modo strutturato. Di conseguenza, usano moduli elettronici non strutturati od ordini basati su modelli cartacei. I grossisti li ricevono via fax, e-mail o per posta.

Il background

L’inserimento manuale degli ordini in un sistema ERP richiede sempre molto tempo al personale. Inoltre, questo processo si presta facilmente a errori e raramente vengono eseguiti controlli automatici dei contenuti. Ai clienti ciò non provoca solo fastidio, ma può anche influenzare negativamente il rapporto con i fornitori nel lungo termine. Le richieste di informazioni e le correzioni che ne derivano complicano ulteriormente il processo di ordinazione, rendendo così particolarmente oneroso il servizio clienti.

La soluzione

L’opzione Retarus Intelligent Capture Services consente di semplificare significativamente l’automazione dei processi di ordinazione manuali. I moduli compilati a mano non rappresentano alcun ostacolo, indipendentemente dal fatto che vengano inviati per fax o sottoposti a scansione e allegati a un messaggio e-mail. Con Retarus Intelligent Capture Services è possibile integrare questi ordini nell’infrastruttura digitale di un’azienda in modo efficiente e sicuro.

Vantaggi per i clienti

  • Digitalizzazione di tutti i processi di ordine
  • Supporta l’integrazione nell’infrastruttura esistente
  • Integrazione senza soluzione di continuità di tutti i canali di comunicazione
  • Collegamento tramite interfacce standard
  • Elaborazione manuale ridotta al minimo

I vantaggi in breve

N
Gestito nei data center Retarus, in conformità alle più rigide regole di protezione dei dati
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Larghezza di banda personalizzata e scalabile con disponibilità elevata
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Report trasparenti
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Ampie possibilità di archiviazione
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Assistenza personale

Caso d’uso

Per le aziende che ricevono ordini via fax, Retarus può assegnare un nuovo numero di fax oppure utilizzare una connessione già esistente e inoltrarla all’infrastruttura cloud. Una volta che il data center di Retarus riceve l’ordine, un motore di riconoscimento intelligente dei documenti (Intelligent Document Recognition, IDR) legge il modulo, acquisendo sia il testo semplice, sia il layout del modulo e altri elementi del documento. Grazie ai dati del catalogo e ai dati principali del grossista, memorizzati nel sistema e costantemente sincronizzati tramite EDI, si procede prima al controllo dei contenuti dell’ordine e poi alla sua assegnazione. Retarus inoltra poi al sistema ERP tutti i dati convalidati nel formato richiesto insieme al documento originale. Retarus Intelligent Capture Services supporta tutte le interfacce e i formati di file più comuni. I servizi di Retarus elaborano anche documenti PDF nativi od ordini sottoposti a scansione e trasmessi come allegati di posta elettronica.

Ulteriori informazioni
Se determinati dettagli di un ordine non vengono letti dall’OCR perché la grafia è illeggibile, i corrispondenti documenti EDI vengono contrassegnati come bloccati, il che rende immediatamente visibile nel sistema ERP la necessità di un’elaborazione manuale. Allo stesso tempo, l’addetto del servizio clienti riceve il modulo d’ordine originale, in cui sono chiaramente contrassegnati tutti i testi illeggibili e le aree che richiedono una verifica. Ciò rende la post-elaborazione manuale molto più efficiente per gli addetti del servizio clienti, poiché occorre ricontrollare solo le informazioni errate. Con l’ausilio di Retarus Intelligent Capture Services, questo tipo di digitalizzazione permette alle aziende di accelerare l’intero processo di ordinazione, di migliorare l’affidabilità e di abbassare notevolmente i costi riducendo il carico del personale.
Richiedete subito questo caso d’uso in formato PDF e digitalizzate i vostri moduli d’ordine.
 
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Lo sapevate che…

Il Retarus Enterprise Administration Services Portal (EAS) vi può fornire tutte le informazioni sullo stato, sulla qualità e sull’estensione dei documenti in arrivo, consentendovi di tenere sotto controllo ogni singolo documento.

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