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Cloud Fax ServiceFax ultraperformants pour BayWa AG

BayWa AG consolide son infrastructure de fax et réduit le coût des communications en déployant à l’échelle de l’entreprise Retarus Faxolution for Exchange, le service de fax dans le cloud pour les environnements Microsoft Exchange, recommandé par les principaux instituts d’études de marché.

Client
BayWa AG / RI-Solution GmbH
Secteur
Commerce de détail et services
Situation initiale

Solutions de serveurs de fax coûteuses avec d’importants besoins de maintenance

BayWa AG fait partie des entreprises qui envoient les plus gros volumes de fax en Europe. Chaque jour, ce distributeur européen de matériel agricole envoie par fax un grand nombre de documents commerciaux à ses clients et fournisseurs. Outre la transmission directe à partir des systèmes SAP, les documents envoyés à partir d’applications basées sur Microsoft Exchange jouent un rôle central. L’exploitation de sa propre infrastructure de serveurs de fax se révélait être trop coûteuse et trop exigeante en termes de maintenance, et nécessitait également un niveau élevé d’efforts administratifs.

Objectif

Service de fax professionnel pour Microsoft Exchange

En tant que filiale en propriété exclusive de BayWa AG, responsable de l’ensemble de l’informatique de l’entreprise, RI-Solution GmbH était à la recherche d’une solution de fax de bureau performante, qui permette d’envoyer des documents commerciaux directement depuis Microsoft Outlook. La solution devait, d’une part, s’adapter aux processus de communication et au comportement des employés et, d’autre part, être flexible et évolutive pour s’adapter aux exigences croissantes, le tout en offrant une structure de coûts transparente.

Retarus offre un niveau exemplaire de transparence des services. Le passage à Faxolution for Exchange nous offre une sécurité et un contrôle supplémentaires sur nos communications par fax.

Hanns-Gunter Weber, responsable de l’infrastructure chez RI-Solution GmbH, société du groupe BayWa AG et RWA AG

Principaux défis

Une mise en œuvre facile et une accessibilité à toute épreuve

Aussitôt intégré de manière étroite à l’infrastructure existante, le service de fax dans le cloud pour Microsoft Exchange de Retarus était prêt à être utilisé dans toute l’entreprise. Comme les interfaces spécifiques à Exchange sont prises en charge, il a suffi à RI-Solution d’apporter une petite modification à la configuration. La manière dont l’interface utilisateur, le fonctionnement et l’adressage étaient traités dans Microsoft Outlook n’a pas changé. Grâce à l’intégration parfaite du cloud fax dans Outlook, les commerciaux de BayWa peuvent désormais envoyer leur correspondance commerciale aux fournisseurs, aux clients et aux filiales depuis leur environnement de travail habituel, directement via le service de fax dans le cloud de Retarus.

Avantages

Remplacement de l’infrastructure du serveur de fax

Grâce à Retarus Faxolution for Exchange, BayWa AG a pu réduire au minimum son infrastructure de fax tout en diminuant considérablement les coûts de communication, sans pour autant renoncer à une fonctionnalité de fax hautement professionnelle. Le remplacement de l’infrastructure du serveur de fax par un service de cloud fax entraîne une réduction des investissements coûteux dans le matériel et les logiciels de fax spéciaux, la maintenance, les licences et les lignes de fax sont désormais de l’histoire ancienne.

Fiable, évolutif et calculable

En utilisant Faxolution for Exchange, BayWa AG dispose désormais de la pleine capacité et des performances du service de fax dans le cloud de Retarus, ce qui facilite une communication commerciale très efficace avec une disponibilité et une sécurité contre les défaillances maximales. En utilisant Faxolution for Exchange, BayWa AG a accès à une infrastructure de fax évolutive qui correspond à ses besoins : le Retarus cloud fax service est suffisamment puissante pour traiter ses volumes de transmission actuels et suffisamment flexible pour répondre à la croissance future de ses volumes.

Avantages clés

  • Intégration étroite dans les environnements Microsoft Exchange existants
  • Transmission de fax à partir de Microsoft Outlook avec intégration du carnet d’adresses
  • Capacités de transmission illimitées, niveaux de disponibilité extrêmement élevés
  • Transparence maximale en termes de coût et de processus
  • Prêt à fonctionner, avec possibilité d’administration centralisée
Conclusion

L’accent est mis sur la migration vers la Retarus Business Integration Platform

Après le déploiement réussi de Faxolution for Exchange et d’autres services de fax tels que Faxolution for SAP, BayWa AG s’est concentré sur d’autres sujets informatiques, tels que l’échange de données informatisées (ou EDI, electronic data interchange) et la facturation électronique. En tant que guichet unique pour les services de messagerie, Retarus offre également des services transactionnels et conformes à la législation pour une intégration B2B/EDI étroite et des processus de facturation optimisés.

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