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Automatisation des e-mailsTrier et acheminer automatiquement les courriers électroniques pour accélérer les délais de traitement

Chaque jour, les entreprises reçoivent un grand nombre d’e-mails. Retarus les aide à optimiser les flux de travail grâce au routage automatique des e-mails et au pré-tri automatisé, et ce dès le niveau passerelle.

Comment fonctionne l’automatisation des e-mails ?

L’administrateur peut créer, activer et désactiver les règles, les adapter et les classer par ordre de priorité via un portail en libre-service. En cas de besoin, les experts de Retarus sont à vos côtés pour vous conseiller à tout moment.

Chaque règle se compose de deux éléments : une condition et une action. Dès qu’une condition est remplie pour un e-mail, l’action est exécutée. Il est également possible de combiner plusieurs conditions. Les entreprises peuvent ainsi filtrer les e-mails entrants en fonction, par exemple, de mots-clés dans l’objet, de l’adresse e-mail de l’expéditeur, de la langue utilisée dans le corps du message ou du pays d’origine d’un message (« GeoIP »).

Administrator Ansicht der Retarus Predelivery Logic
 

Vue administrateur de Retarus Predelivery Logic

Quelles règles utiliser pour analyser les e-mails ?

Voici quelques exemples d’application pour le tri automatique des e-mails avant leur livraison dans les boîtes de messagerie des destinataires :

Origine géographique des e-mails :

Les e-mails provenant d’expéditeurs d’une région/d’un pays donné peuvent être automatiquement placés en quarantaine, par exemple pour des raisons de sécurité ou en raison de règles de conformité.

Réécriture d’adresses électroniques :

Ce service de Retarus permet aux administrateurs de définir des règles pour les messages entrants, mais aussi d’influencer la communication vers l’extérieur. Il est ainsi possible de réécrire automatiquement les adresses électroniques, ce qui est souhaitable, par exemple, lorsqu’un employé doit apparaître immédiatement sous le bon domaine après une fusion ou un changement de nom, que ce soit pour des raisons juridiques ou de marketing.

E-mails pour une filiale nationale :

En fonction de la langue d’un expéditeur, les e-mails peuvent être transmis directement au serveur local de la filiale locale ou être complétés par un mot-clé afin de faciliter le traitement ultérieur.

E-mails pour les applications commerciales :

Certains e-mails sont destinés à être traités dans des applications. C’est un problème que rencontrent de plus en plus de clients dans le canal entrant. Des règles définies permettent de transmettre ces e-mails à l’application concernée.

E-mails destinés à des départements spécifiques :

Il est également possible de pré-trier ou de mettre en évidence des e-mails en fonction de mots-clés spécifiques dans l’objet, par exemple en ajoutant un terme lié à un projet dans l’objet.

Quels sont les avantages de l’automatisation pour les e-mails ?

Le routage automatique des e-mails via Retarus Predelivery Logic présente de sérieux atouts :

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Les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.
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Les e-mails arrivent à la bonne destination, en étant, par exemple, automatiquement aiguillés vers la filiale ou le département approprié. La communication avec les clients est plus rapide et plus ciblée.
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Les applications possibles vont bien au-delà des moteurs de règles habituels.
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Les administrateurs peuvent créer et modifier eux-mêmes les règles de filtrage pour le tri. Et les experts de Retarus apportent leur soutien au besoin.
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Efficace et évolutive, la solution offre de multiples possibilités et réduit considérablement la charge administrative.

Predelivery Logic permet aux entreprises de router, d’analyser et de traiter les e-mails de manière automatisée en choisissant des règles individuelles. Une solution accompagnée d’une assistance 24 h/24 et 7 j/7 dans la langue locale et d’une gestion des services qui assure une livraison optimale. Retarus fournit toujours ses services en conformité totale avec le RGPD et les directives de protection des données locales.

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