E-PROCUREMENTNumérisation des achats pour une gestion simple : stratégies du succès

C’est en fini du traitement manuel des processus. Un système professionnel de numérisation permet d’intégrer les fournisseurs les plus variés en toute flexibilité dans le cadre de votre procédure d’achat. Des services modernes d’approvisionnement électroniques permettent une chaîne logistique optimisée, un gain de temps et des économies tangibles ainsi qu’une sécurité fiable dans la planification des achats. Pour un traitement des commandes adapté à l’ensemble des fournisseurs, les entreprises doivent miser sur des solutions numériques auxquelles ils pourront connecter autant de fournisseurs qu’ils le souhaiteront, indépendamment de leur taille ou de leur type, en toute simplicité.

On désigne par le terme d’achat le processus général permettant aux entreprises de faire l’acquisition de biens ou de services. En tant que composant du processus P2P (Procure to Pay), l’achat est aussi en lien étroit avec la comptabilité et la réception de marchandises. En résumé, l’achat représente l’activité opérationnelle et stratégique de l’acquisition. Dans le cadre de la procédure d’achat au quotidien, les entreprises coopèrent avec une multitude de fournisseurs de tous types et de toutes tailles. En conséquence de cette interaction, l’acheteur reçoit un nombre important de commandes, de confirmations de commandes, d’avis de livraison et de factures. Ces documents se distinguent eux-mêmes par le type de support de données. Pour pouvoir traiter leurs informations de manière automatisée au sein de systèmes ERP, SCM ou de gestion, les plus grands fournisseurs utilisent généralement des processus EDI.

Les fournisseurs occasionnels ou de plus petite taille manquent le plus souvent de possibilités au niveau technique ou économique. Les factures et les confirmations de commande leur parviennent alors par exemple par e-mail, par fax ou par courrier papier. Généralement, l’acheteur a donc besoin d’un processus de saisie propre à chaque moyen de communication. Pour pouvoir garantir un traitement des commandes efficace avec l’ensemble des fournisseurs, les entreprises doivent ainsi miser sur une numérisation continue de la procédure d’achat. Dans ce contexte, il est important de pouvoir connecter autant de fournisseurs que vous le souhaitez, indépendamment de leur taille ou de leur type et en toute simplicité. Des solutions adaptées – comme par exemple WebConnect for Suppliers de Retarus – permettent de connecter de manière numérique des fournisseurs unilatéralement à une grande entreprise, indépendamment de leurs propres capacités.

Avantages en termes d’achat stratégique et opérationnel

De nos jours, un processus d’achat numérisé est une norme absolue pour les petites et moyennes entreprises, ce qui n’est guère surprenant au vu de l’énorme avantage compétitif qu’apporte la numérisation. L’approvisionnement électronique apporte de nombreux avantages dans le cadre de l’automatisation des processus.

Réduction des coûts grâce à la numérisation

Sans numérisation du processus d’achat, les commandes sont le plus souvent d’abord imprimées puis envoyées par courrier ou par fax, à défaut d’être envoyées par e-mail. De son côté, le fournisseur doit alors rassembler les données issues de ces différents moyens de communication au sein de son système de gestion. L’automatisation de ces processus génère pour les deux parties des économies considérables en termes de coûts de procédure. En particulier l’économie de frais personnels, lesquels s’appliquent normalement pour chaque transaction, représente un rendement significatif. Les capacités ainsi libérées peuvent alors être exploitées au profit d’autres domaines, par exemple le service à la clientèle. Parallèlement, les fournisseurs proposent de plus en plus souvent des rabais pour les flux d’informations standardisés constants.

Gain de temps grâce à la numérisation

L’élimination des tâches manuelles permet d’éviter les erreurs de transmission et donc une amélioration de la qualité des données. En outre, vous évitez également tout risque d’erreur au niveau de l’inventaire grâce à un système rapide standardisé. Il est ainsi possible de prendre des décisions directement, sans préparation préalable, et de sélectionner les produits de remplacement correspondants. Le gain de temps obtenu permet d’investir plus d’efforts dans la gestion de fournisseurs existants et la recherche de nouveaux fournisseurs.

Processus de commande plus courts, flux de trésorerie plus rapide

La numérisation du processus d’achat implique le plus souvent également la standardisation de systèmes allant au-delà de simples procédures d’approvisionnement. Les entreprises bénéficient ainsi non seulement de processus de commandes plus courts, mais aussi d’un traitement automatisé des commandes. Un flux de trésorerie plus rapide est ainsi généré et l’expédition des marchandises se trouve accélérée. De cette manière, il est possible de mieux respecter les délais convenus par contrat pour expédier les marchandises suite à la réception des commandes.

Structuration digitale d’informations grâce à des technologies ultramodernes

Diverses technologies d’approvisionnement électronique sont nécessaires à la conversion de l’ensemble du système d’approvisionnement basé sur des méthodes papier en un processus largement automatisé.

Intégration EDI

On appelle EDI (Electronic Data Interchange) l’échange numérique de documents commerciaux. Ce système inclut par exemple les commandes, les bons de livraison et les factures. Ces documents sont échangés entre les partenaires commerciaux sous la forme de données structurées, sans nul besoin d’une intervention manuelle quelle qu’elle soit.

Le facteur de réussite de la numérisation est intéressant pour toutes les entreprises

Les services Retarus permettent à toutes les entreprises d’établir des processus numériques, indépendamment de leurs capacités techniques. L’approvisionnement électronique permet l’échange automatique de factures, confirmations de commandes, commandes et bons de livraison. Pour préparer l’implémentation, de nombreux fournisseurs sont analysés et regroupés en clusters. De plus, les tâches manuelles sont identifiées et quantifiées.

Ce qui caractérise Retarus

WebConnect for Suppliers

Étant donné que tous les fournisseurs ne disposent pas d’un système EDI, il arrive fréquemment qu’un échange de documents automatisé échoue dès la première étape. C’est ce problème précis que vient résoudre Retarus grâce à une solution prodigieuse : WebConnect for Suppliers assure l’envoi de commandes sous la forme d’e-mails interactifs permettant d’accéder au portail WebConnect en un seul clic sans nul besoin de procédure de connexion. Depuis ce portail, le fournisseur peut confirmer la commande en toute simplicité, la modifier ou la refuser, sans avoir à s’inscrire ou à se connecter à un compte. Si le fournisseur le souhaite, des pièces jointes statiques peuvent être ajoutées à l’e-mail sous forme de PDF. Le nombre de confirmations de commande automatisées augmente ainsi de manière significative. WebConnect for Suppliers peut être connecté à des applications ERP de votre choix et reste autonome par rapport au système EDI existant de l’entreprise.

Numérisation de tous les domaines de communication

Les services de Retarus offrent bien plus qu’une simple automatisation des processus de commande. Des rapports facultatifs permettent d’identifier les confirmations de commande en retard. Des notifications de rappel automatisées contribuent à réduire au minimum d’autres types de travail manuel. Les documents entrants sont automatiquement vérifiés pour contrôler qu’ils soient corrects et entiers. En cas d’erreur, la fonction de validation de document déclenche un processus particulier.

Nous sommes à votre disposition !

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